Setiap bisnis, online maupun offline, wajib membina komunikasi efektif dengan para pelanggannya. Apakah Anda sendiri sudah tahu seberapa efektif komunikasi bisnis terhadap pelanggan selama ini? Jika belum yakin, maka tepat sekali, berikut kami punya kiat-kiat sederhana tapi manjur untuk mengefektifkan komunikasi brand ke target pasar!
Manusia sebagai makhluk sosial tidak dapat terpisah dari komunikasi. Aktivitas ini selalu kita lakukan setiap harinya, baik dengan keluarga, teman, hingga dalam urusan profesional (bisnis).
Namun, faktanya tidak semua pebisnis menguasai cara berkomunikasi efektif yang sesuai dengan situasi di lapangan. Itulah mengapa belakangan ini cukup sering terjadi fenomena brand yang kena roasting warganet di medsos.
Tapi tenang saja, masih belum terlambat untuk mempelajari seluk-beluk komunikasi yang efektif demi memaksimalkan pelayanan bisnis Anda. Yuk langsung simak ulasan lengkap terkait membangun strategi komunikasi bisnis terbaik dan efektif di bawah ini!
Daftar Isi
Apa Itu Komunikasi Efektif?
Komunikasi efektif adalah percakapan yang lebih dari sekadar mengobrol biasa. Menurut teori komunikasi, sebuah obrolan dapat disebut efektif jika seluruh pihak yang terlibat di dalamnya sama-sama memahami isi pesan dengan baik.
Dalam hal ini, brand (sebagai pembicara) dan konsumen (sebagai pendengar) berhasil memperoleh informasi yang sama lewat komunikasi yang efektif. Tentunya di sini tidak boleh terjadi kesalahpahaman atau miskomunikasi sama sekali.
Sebagai contoh, Anda menyampaikan informasi terkait voucher flash sale 12.12. Lalu konsumen pun mengerti bagaimana cara mengklaim penawaran yang dimaksud. Dari sini kita bisa tahu bahwa percakapan berlangsung efektif karena pihak pendengar berhasil menangkap tujuan pesan kita.
Terdapat cukup banyak definisi komunikasi efektif dari berbagai sumber ahli. Berikut beberapa di antaranya adalah:
- Steward L. Tubbs & Sylavia Moss: Komunikasi yang efektif ditandai oleh pengertian antara pihak yang menyampaikan pesan dan yang menerimanya. Efeknya pun beragam, mulai dari muncul rasa senang dalam diri pembicara, terjadi peningkatan hubungan sosial (keakraban) dan tindakan-tindakan positif lainnya.
- Tommy Suprapto:Komunikasi yang efektif terjadi saat pendengar berhasil menerima ide, pesan, dan makna sebagaimana yang diinginkan oleh pembicara.
- Eti Wati & Arni Wianti: Pihak-pihak yang terlibat dalam suatu percakapan harus saling mengemukakan pesan dan maknanya agar bisa saling mengerti satu sama lain.
- Wilbur Schramm:Komunikasi yang efektif adalah proses berbagi (sharing process) yang menimbulkan rasa kebersamaan (commonness).
- Wikipedia: Komunikasi efektif adalah pertukaran ide, informasi dan perasaan dengan baik yang berujung pada jalinan hubungan akrab di antara orang-orang yang mengobrol.
7 Faktor yang Memengaruhi Efektivitas Komunikasi
Lebih jauh lagi, terdapat 7 faktor penting yang memungkinkan timbulnya komunikasi efektif. Berikut adalah faktor-faktor tersebut:
1. Konteks Percakapan
Setiap komunikasi pasti mempunyai suatu konteks agar jelas maksud dan arahnya. Konteks adalah segenap wawasan, peristiwa dan hal-hal yang mendukung topik saat percakapan terjadi. Tanpa adanya konteks, maka akan sulit bagi pendengar untuk mencerna maksud pembicara.
2. Kredibilitas Pembicara
Kebanyakan orang saat ini memerhatikan kredibilitas pembicara sebelum memutuskan hendak mempercayai informasi yang ia sampaikan. Dalam hal ini yang menjadi pertimbangan adalah latar belakang keilmuan, pengalaman, sertifikasi profesional dan reputasi sang pembicara.
Sebagai contoh, perusahaan produk kesehatan yang menggandeng dokter spesialis ternama sebagai brand ambassador-nya. Masyarakat pun akan lebih mempercayai omongan sang dokter akibat kredibilitas yang dimilikinya di ranah kesehatan.
3. Konten
Sesuai namanya, konten adalah isi pesan yang Anda sampaikan ke konsumen (pendengar). Komunikasi yang efektif wajib mengandung pesan-pesan yang penting, berarti dan bermanfaat bagi orang lain.
4. Kemampuan Audiens
Keberhasilan penyampaian pesan juga ditentukan oleh tingkat kemampuan audiens selaku penerima informasi, bukan hanya dari sisi pembicara saja. Jika audiens berhasil mencerna dan memahami pesan yang diberikan, otomatis makin efektif pula komunikasi tersebut—begitu pula sebaliknya.
Namun penting untuk diperhatikan bahwa ada banyak hal yang bisa memengaruhi tingkat pemahaman audiens. Contohnya seperti wawasan umum, latar belakang pendidikan, status sosial, pengalaman hidup, hingga kesehatan jasmani dan rohaninya.
5. Kejelasan Pesan
Setiap pesan bisnis harus dibuat sejelas mungkin untuk mempermudah penyampaiannya ke masyarakat. Hal ini penting supaya tidak ada resiko multitasfir maksud, ambiguitas, maupun bentuk-bentuk kesalahpahaman komunikasi lainnya. Jadi, hindarilah menulis atau menyampaikan pesan secara bertele-tele ke konsumen.
6. Media Penyampaian
Saat ini ada banyak media yang bisa kita gunakan untuk bercakap-cakap. Mulai dari percakapan langsung tatap muka, media cetak, elektronik dan digital di dunia maya. Setiap media wajib ditentukan dengan cermat sesuai tujuan komunikasi dan target audiensnya supaya efektif.
7. Keberlanjutan dan Konsistensi
Faktor penentu keberhasilan komunikasi yang terakhir adalah adanya penyampaian pesan secara berkelanjutan dan konsisten. Ada kalanya pesan kita tidak diterima oleh audiens dalam satu kali percobaan, contohnya saat membangun image brand dan produk baru di masyarakat.
Untuk itu, diperlukan upaya komunikasi yang konsisten demi menambah wawasan sekaligus meyakinkan konsumen tentang brand kita.
5 Langkah Membangun Komunikasi Efektif bagi Bisnis Online
Bagaimana cara agar bisnis kita mahir berkomunikasi secara efektif dengan lawan bicara? Tidak perlu bingung. Berikut ini kami punya 5 tips sederhana membangun kebiasaan berkomunikasi yang baik di ranah kerja. Langsung simak dan praktekkan setiap hari, ya!
1. Rancang Pesan dengan Motivated Sequence
Langkah pertama, selalu berikan info-info dan pesan bisnis yang bermutu dan berarti. Pesan yang sarat makna tentunya akan lebih menarik untuk disimak audiens. Apalagi jika informasi tersebut pas dengan kebutuhan konsumen saat ini.
Mengutip teori komunikasi oleh Monroe (1930), sejatinya ada 5 kiat menyusun pesan yang baik bernama ‘motivated sequence’. Adapun rincian motivated sequence adalah:
- Perhatian (attention): memuat unsur yang menarik perhatian pendengar.
- Kebutuhan (needs): terdapat hal-hal yang meyakinkan pendengar bahwa informasi tersebut cocok untuknya.
- Pemuasan (satisfaction): ada bukti yang menunjukkan validitas atau kebenaran informasi.
- Visualisasi (visualization): tambahan bukti yang lebih nyata, konkret, dan relevan dengan wawasan pendengar.
- Tindakan (action): pesan ditutup dengan ajakan untuk bertindak.
2. Memahami Lawan Bicara
Sudahkah Anda mengenal siapa lawan bicara Anda? Kebanyakan orang masih terlalu fokus pada poin-poin informasi yang mau disampaikan saja, sehingga “lupa” untuk mempelajari karakter lawan bicaranya. Padahal, audiens juga memegang peranan penting dalam komunikasi yang efektif.
Memahami lawan bicara akan membantu Anda memilih metode pendekatan dan strategi komunikasi yang terbaik. Hal ini nantinya akan memperkuat ketertarikan audiens pada perbincangan sehingga bisa menerima informasi dengan lebih baik.
Begitupun sebaliknya. Jika Anda memakai metode pendekatan dan komunikasi yang kurang sesuai selera konsumen, otomatis mereka akan mudah bosan.
3. Sampaikan dengan Mimik, Gestur dan Emosi yang Tepat
Komunikasi lebih dari sekadar kata-kata yang Anda ucapkan. Orang-orang bisa lebih mudah memahami maksud Anda berkat bantuan mimik, gestur serta ekspresi emosi yang tepat sesuai kondisi percakapan. Inilah mengapa sering terjadi miskomunikasi akibat penggunaan bahasa tubuh yang tidak pas dengan ujaran.
Contohnya ketika Anda mengucapkan terima kasih pada konsumen, sertakan juga senyum, nada bicara ramah, atau gerak badan membungkuk hormat. Dari sini konsumen akan merasa lebih terapresiasi kehadirannya.
Yang terpenting di sini adalah Anda harus bisa bersikap profesional tanpa melibatkan perasaan pribadi. Memang ada kalanya suasana hati kita buruk, dan kekesalan hati bisa dengan mudah terlihat dari bahasa tubuh kita.
Namun sebisa mungkin tetaplah tunjukkan gestur, mimik dan nada bicara yang baik demi menjaga kualitas layanan toko. Jangan sampai klien berpikir Anda kurang profesional karena tidak bisa memisahkan urusan pribadi dan bisnis.
4. Meningkatkan Efisiensi dengan Teknologi
Anda juga bisa meningkatkan efisiensi komunikasi melalui berbagai perangkat teknologi. Di era serba online saat ini, hampir semua perusahaan menggunakan media online untuk bercakap-cakap dengan konsumennya.
Contoh paling sederhananya adalah penggunaan sosial media marketing. Akun sosmed memungkinkan kita bertukar pesan dalam hitungan detik. Jadi siapapun bisa mendapatkan informasi dari Anda secara real time, terlepas dari mana posisi keberadaannya.
Ada juga bisnis yang menyampaikan informasi melalui email, website dan push notification aplikasi. Teknologi-teknologi tersebut tentunya lebih efisien dari segi waktu, tenaga serta modal yang dikeluarkan.
Bandingkan saja dengan media pemasaran seperti brosur atau iklan TV yang lebih mahal dan rumit pembuatannya. Mengiklankan bisnis di web online hanya memerlukan kuota, skill copywriting dan desain grafis yang sepenuhnya bisa dikerjakan lewat smartphone. Iklan Anda pun bisa segera tayang detik itu juga.
5. Lakukan Tindak Lanjut (Follow Up)
Terakhir namun tak kalah penting adalah melakukan tindak lanjut (follow up) terhadap audiens. Sebenarnya ada banyak orang yang tertarik mencoba produk Anda di luar sana. Namun sayangnya, kapasitas otak manusia berbeda-beda sehingga banyak yang “lupa” mengklaim penawaran dari brand.
Oleh sebab itulah, sangat penting untuk melakukan follow up secara berkala ke konsumen. Konsumen bisa mendapatkan waktu berpikir yang matang sebelum akhirnya memutuskan hendak membeli produk atau tidak. Ada juga konsumen yang baru teryakinkan mencoba produk usai menerima follow up.
Disamping seluruh poin di atas, Anda juga harus bisa menjadi sosok pendengar yang baik. Komunikasi efektif biasanya berlangsung dua arah, di mana konsumen pun berhak menyampaikan komentar, pertanyaan, saran maupun keluhan kepada Anda.
Jangan sia-siakan momen ketika Anda kebetulan menerima feedback tersebut. Lebih baik mencoba memosisikan diri dari sudut pandang konsumen, pahami keluh-kesahnya, lalu berikan solusi terbaik untuk mengembalikan kepuasan mereka.
Anda juga bisa menampung semua kritik dan masukan yang sifatnya membangun sebagai bahan evaluasi. Nantinya Anda dapat memperbaiki layanan online shop agar lebih pas sesuai kemauan konsumen. Selamat mencoba!
Demikianlah pembahasan kali ini terkait strategi membangun komunikasi yang efektif bagi bisnis online. Temukan lebih banyak wawasan baru seputar digital marketing hanya di MARKEY. Langsung klik https://markey.id/ atau download MARKEY APP di Play Store dan AppStore untuk membaca koleksi artikel terbaru kami, ya. Sampai jumpa lagi!
