Apa itu General Affair? Tanggung Jawab dan Tugas Profesi General Affair

Di dalam perusahaan terdapat berbagai posisi atau jabatan yang memiliki peranan penting untuk kemajuan perusahaan. Salah satu posisi penting dan sangat lazim ditemui dalam sebuah perusahaan ialah general affair atau biasa disingkat GA.

Pada dasarnya, posisi general affair adalah posisi yang berperan penting untuk mengurus dan mengelola perusahaan. Posisi satu inipun sudah tidak asing dan mungkin Anda telah sering mendengarnya. Namun, tahukah Anda apa saja yang sesungguhnya dikelola seseorang yang berada pada posisi ini? Untuk Anda yang belum mengetahui, yuk temukan jawabannya di bawah ini.

Pengertian General Affair

General affair adalah sebuah posisi dalam perusahaan yang pada dasarnya bertugas mendukung perusahaan dalam menjalankan fungsi operasionalnya dengan mengatur semua keperluan yang dibutuhkan perusahaan.

Seluruh urusan yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan harus jelas, baik dari tujuan maupun prospek di waktu mendatang. Segala kejelasan itu harus mampu dibuktikan dengan dokuman yang lengkap serta sesuai dengan kenyataan. Untuk memastikan kejelasan tersebut, maka divisi general affair adalah divisi yang menanganinya.

Memastikan dan mengatur segala keperluan perusahaan inilah yang menjadi latar belakang dibentuknya divisi general affair. Baik segala keperluan yang memang rutin ada maupun keperluan yang tidak terduga.

Namun secara khusus, general affair adalah divisi yang fokus memberikan pelayanan kepada seluruh bagian di dalam suatu perusahaan. Hal ini dimaksudkan untuk kelancaran kerja dan operasional secara menyeluruh melalui supporting unit.

Umumnya general affair akan berfokus pada beberapa pelayanan, yaitu aset dan pembelian. Sebab kedua hal ini mencakup maintenance dan pemesanan melalui vendor yang terpercaya dan bekerja sama dengan perusahaan.

 

Tugas dan Tanggung Jawab General Affair

Melakukan Pemesanan Barang

Tentunya tidak semua barang atau aset milik perusahaan tidak bersifat awet. Ada beberapa barang atau aset yang harus dipesan setiap bulannya, contohnya Komputer dan Printer. Untuk melakukan pengadaan atau memesan aset-aset tersebut merupakan tugas general affair.

Namun sebelum memutuskan untuk memesan dan membelinya tidak bisa langsung begitu saja, sebab general affair bertanggung jawab untuk memastikan dan membandingkan kualitas dan harga barang terlebih dahulu.

Membandingkan baik kualitas maupun harga barang ini tentunya sangat penting dilakukan agar perusahaan dapat menekan biaya yang harus dikeluarkan untuk membeli aset tersebut sekaligus agar barang yang dibeli juga memiliki kualitas yang baik sesuai dengan harganya. Semakin rendah jumlah nilai uang yang harus dikeluarkan perusahaan untuk pengadaan aset, menjadi indikator bahwa tugas general affair dilakukan dengan baik.

Melakukan Pembelian

Hal berikutnya yang menjadi tugas general affair adalah melakukan pembelian. Baik pembelian yang bersifat semi permanen seperti membeli printer dan komputer, sampai pembelian barang yang berfungsi mendukung operasional perusahaan lainnya.

Selain itu, tugas general affair juga untuk melakukan pembelian rutin peralatan lainnya yang dibutuhkan. Contohnya seperti ATK, tinta printer, dan kertas. Juga berbagai barang yang memang digunakan setiap hari dan akan cepat habis digunakan, harus dilakukan pembelian secara berkala.

Melakukan Pembayaran

Membayar listrik, air, telepon, jaringan internet, serta berbagai tagihan bulanan atau rutin lainnya juga merupakan tanggung jawab dan tugas general affair. Untuk tanggung jawab satu ini, biasanya general affair telah memiliki estimasi dana yang telah dihitung dengan tepat.

Hal ini karena pembayaran rutin bulanan ini biasanya sama dengan bulan-bulan sebelumnya sehingga telah memiliki acuan yang cukup akurat. Umumnya untuk perusahaan berskala besar, pembayaran rutin ini telah dilakukan otomatis dengan sistem sebab sudah terprediksi jumlah rinciannya serta terintegrasi sistem pada perusahaan.

Membayar Tenaga Kerja Harian

Jika sebuah perusahaan membutuhkan dan menggunakan tenaga kerja harian, maka menjadi tanggung jawab dan tugas general affair untuk membayarnya. Selain itu, divisi ini juga memiliki kewenangan untuk menentukan besaran upah untuk para pekerja lepas tesebut, yang tentu saja di luar gaji karyawan.

Upah karyawan lepas ini menjadi tugas general affair karena upah karyawan harian ini, ketika dilaporkan dalam laporan bulanan akan masuk ke dalam kategori keperluan bulanan kantor untuk kebutuhan sumber daya manusia, sehingga menjadi tanggung jawab general affair untuk menentukan dan membayarnya.

 

Memelihara Aset

Selain melakukan pembelian berbagai barang dan aset, general affair adalah divisi yang juga bertugas untuk memelihara aset yang telah dibeli. Ini dilakukan agar karyawan atau user tidak menggunakan aset perusahaan sembarangan yang dapat menyebabkan rusak atau error berbagai aset tersebut.

Oleh karena itu, tidak heran para staf divisi general affair adalah orang-orang yang galak jika menemukan Anda tidak menjaga dan menggunakan aset perusahaan dengan hati-hati. Sebab bagaimanapun, mereka lah yang akan diminta bertanggung jawab apabila terjadi kerusakan pada aset.

Renovasi sekaligus Membuka Kantor Cabang

Ketika kantor Anda akan direnovasi atau perusahaan Anda akan membuka cabang baru, maka general affair lah divisi dalam perusahaan yang selalu sensitive dan sangat rinci ketika menentukan biaya untuk keperluan tersebut.

Sebab tentunya renovasi ataupun membuka cabang baru perusahaan tidak dapat dilakukan dengan instan atau terburu-buru, apalagi asal-asalan. Diperlukan pertimbangan dari berbagai faktor yang ada. Mulai dari faktor kelayakan hingga estimasi dana yang sesuai dan masuk akal.

Sampai dengan estimasi dana telah disetujui oleh general affair pun, pelaporan dari pekerjaan atau pembelian material untuk keperluan renovasi atau membuka cabang baru harus mampu dibuktikan dan dipertanggung jawabkan dengan nota ataupun faktur.

Membina Hubungan Baik

Selain bertugas memelihara serta melakukan pengadaan berbagai keperluan perusahaan, seseorang yang berprofesi sebagai staf divisi general affair juga bertugas untuk membina hubungan baik dengan klien, baik supplier ataupun vendor yang di mana bekerja sama dengan perusahaan.

Tanggung jawab dan tugas general affair juga termasuk dalam hal membuat kontrak kerja yang baik, memastikan pembayaran selalu dilakukan tepat waktu, serta melakukan komplain bila diperlukan untuk mewakili perusahaan. Tugas general affair yang satu ini secara tidak langsung akan berdampak pada kinerja dan produktivitas tenaga kerja perusahaan. Oleh karena itu divisi general affair haruslah mampu menjaga dan mempertahankan kualitas hubungan dengan klien.

Memastikan Kinerja Perusahaan Baik

Terakhir dalam pembahasan ini, tugas general affair adalah memastikan kinerja dan operasional berjalan baik. Oleh karena itu, divisi ini juga mengadakan survei kepuasan pelayanan yang ditujukan untuk seluruh tenaga kerja perusahaan. Hal ini dilakukan sebagai upaya meningkatkan kualitas produk baik barang ataupun jasa, ketepatan, serta kecepatan pelayanan yang diberikan oleh perusahaan.

Sekian pembahasan kali ini terkait general affair khusus untuk Anda. General affair adalah divisi yang peranannya sangat penting dalam sebuah perusahaan, sehingga kinerja dari divisi ini juga menjadi salah satu indikator berkembang tidaknya sebuah perusahaan.

Apakah Anda tertarik berada dalam divisi penting ini? Jika iya, pastikan Anda memiliki keterampilan problem sloving, teliti, jujur, serta berpengalaman dalam mengkoordinir pengadaan barang, juga kemampuan dalam mencatat dan membuat laporan. Terima kasih telah mengikuti artikel ini hingga akhir, sampai berjumpa di artikel menarik lainnya. Semoga bermanfaat!

[business-about]