Apa Itu SOP? Pengertian dan Manfaatnya Untuk Perusahaan!

Last Updated on July 29, 2023 by

Di dalam dunia bisnis, SOP atau standar operasional prosedur adalah istilah yang tidak asing dan umum digunakan dalam kehidupan sehari-hari pada sebuah perusahaan. Apa itu SOP? Sesuai namanya, SOP berisi banyak hal terkait tahapan atau prosedur pekerjaan yang harus dilakukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh sebuah perusahaan.

Tujuan dibuatnya SOP yaitu memastikan setiap pekerja melakukan pekerjaannya dengan tepat, cepat, efektif, dan efisien dan tidak kalah penting, adanya SOP untuk menghindari kesalahan. Setiap perusahaan, pasti membutuhkan panduan tugas dan fungsi untuk setiap elemen atau bagiannya.

Jika Anda bekerja di sebuah swalayan, lalu ada pelanggan yang ingin melakukan retur dari pembelian yang dilakukan, bagaimana Anda akan menghadapinya? Nah, disinilah SOP itu berperan penting. Sebab SOP sudah memuat berbagai hal terkait segala jenis aktivitas operasional usaha. Sehingga, jika Anda menghadapi masalah, Anda memiliki pedoman cara menyelesaikannya. Mau tahu lebih jauh tentang apa itu SOP dan contohnya? Berikut kami sajikan.

Apa Itu SOP?

Standar operasional prosedur adalah dokumen yang berkaitan dengan standar suatu prosedur yang dilakukan dengan kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan tujuan memperoleh hasil kerja yang lebih efektif dan efisien dengan biaya serendah mungkin dalam suatu badan usaha. SOP adalah dokumen yang dibuat dan berisi sebuah petunjuk langkah yang menjelaskan bagaimana cara melakukan sebuah aktivitas, dan SOP tidak dibuat dengan kata yang sulit dipahami dan dengan pengertian samar. SOP yang baik harus mudah dimengerti.

SOP tidak hanya dibuat untuk prosedur sebuah tugas atau pekerjaan penting, namun dimulai dari kegiatan sederhana, misalnya SOP melayani pembeli. SOP sebuah sistem yang berfungsi memudahkan, merapikan, serta menertibkan pekerjaan. Selain itu, SOP juga menjadi dasar yang mengatur cara kerja seluruh individu yang terlibat dalam sebuah usaha sekaligus menciptakan dan membangun kualitas.

 

Jenis-Jenis SOP

SOP memiliki beberapa jenis yang didasarkan pada sifat, menurut cakupan dan besaran kegiatan, juga menurut cakupan dan jenis kegiatan. Berikut ulasannya.

SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan

SOP Teknis

Apa itu SOP teknis? SOP teknis adalah jenis sop dengan standar prosedur lengkap berdasarkan rincian dari kegiatan yang dilakukan individu atau seorang pekerja pelaksana dengan satu jabatan. Didalam SOP jenis ini, setiap uraian dari prosedur dijelaskan secara teliti sehingga kemungkinan perubahan prosedur lain tidak akan ada. Umumnya, SOP teknis ini berisi langkah kerja atau cara melakukan sebuah pekerjaan dengan benar yang didasarkan pada standar yang ada.

SOP Administratif

Lalu, apa itu SOP administratif? Berbeda dengan SOP teknis, SOP administratif adalah sebuah prosedur standar yang bersifat umum, tidak terperinci. Ini dilakukan oleh beberapa aparat atau pejabat. Ciri-ciri yang paling khas dari SOP jenis ini yaitu pelaksana kegiatannya berjumlah cukup banyak dan berisi tahapan pelaksanaan tanpa menggambarkan atau menjelaskan bagaimana cara untuk melakukannya.

 

SOP Berdasarkan Cakupan dan Besaran Kegiatan

SOP Makro

Apa itu SOP makro? Terdiri dari SOP mikro, dimana hal ini menggambarkan bagian dari sebuah kegiatan. SOP makro dapat diartikan pula sebagai integrasi dari beberapa SOP mikro, sehingga akan membentuk satu rangkaian kegiatan yang lengkap. Contohnya ialah SOP pendaftaran mahasiswa baru.

SOP Mikro

SOP mikro adalah bagian dari SOP makro, yang isinya lebih spesifik terhadap satu kegiatan yang akan dilakukan oleh pejabat, aparat, atau individu terkait. Contohnya yaitu SOP registrasi, ujian masuk, serta SOP verifikasi.

SOP Berdasarkan Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

SOP Final

SOP final adalah salah satu jenis sop yang dilakukan paling akhir sehingga akan menghasilkan sebuah produk atau sebuah hasil. SOP jenis ini dilakukan setelah melakukan serangkaian SOP lainnya, contohnya ialah SOP penyusunan penelitian yang merupakan SOP paling terakhir dari SOP penyiapan bahan penelitian.

SOP Parsial

Apa itu SOP parsial? SOP yang satu ini didasarkan pada cakupan suatu kegiatan, akan tetapi belum menghasilkan produk utama atau hasil yang ingin dicapai. Karena kegiatan belum selesai, maka akan dilanjutkan pada SOP final.

SOP Berdasarkan Cakupan dan Jenis Kegiatan

SOP Generik

SOP generik merupakan jenis SOP yang didasarkan pada sifat serta muatan kegiatan relatif yang memiliki kesamaan dengan kegiatan tahapan atau bisa dibilang prosedur kegiatannya sama. Pada umumnya, SOP satu ini hanya berbeda lokasi dengan kegiatan yang akan dilakukan di SOP. Contoh SOP generik adalah pengajuan proposal di kota X dan SOP pengajuan proposal di kota Y.

SOP Spesifik atau Khusus

SOP spesifik atau dapat pula disebut SOP khusus adalah SOP yang mempunyai perbedaan dari kegiatan yang tercantum pada SOP, tahapan kegiatan, pelaksanaan, dan tempat SOP tersebut dilaksanakan. SOP ini, tidak bisa dilakukan di tempat berbeda sebab sifatnya yang memang khusus. Contohnya SOP publikasi hasil uji lab X pada instansi A yang tidak dapat atau tidak boleh dilakukan pada laboratorium atau instansi lainnya.

Manfaat SOP

Manfaat SOP bagi perusahaan adalah:

Menjaga Citra Perusahaan

SOP yang dijalankan sesuai dengan apa yang tertulis di dalamnya, akan meningkatkan serta menjaga kinerja perusahaan. Dengan begitu, perusahaan akan dinilai baik oleh konsumen maupun rekan bisnis. Konsumen akan percaya dan tidak segan mencoba dan menggunakan hasil produksi perusahaan. Apabila perusahaan tersebut adalah jenis PT terbuka, ini akan menaikkan harga saham secara tidak langsung, dan akan semakin banyak para investor yang akan melakukan investasi di perusahaan tersebut.

Selain keuntungan diatas, jika perusahaan telah dinilai baik, maka akan mudah untuk melakukan dan menjalin hubungan kerjasama. Hal ini karena telah ada kepercayaan akan adanya keuntungan yang akan diperoleh jika melakukan kerjasama. Selain itu, jika perusahaan ingin melakukan pinjaman di bank, dengan riwayat mampu menjalankan SOP dengan baik, maka akan lebih mempermudah untuk mendapat persetujuan pihak bank, karena perusahaan tersebut dinilai dapat membayar bunga serta pelunasan hutang sesuai tanggal jatuh tempo yang tercermin dari baiknya pelaksanaan SOP yang dilakukan perusahaan.

Pedoman Kerja dan Peningkat Akuntabilitas

Akuntabilitas adalah pertanggungjawaban, merupakan komponen penggerak jalannya sebuah perusahaan, sesuai dengan tugas serta wewenang. SOP kerja akan membantu pekerja di dalamnya untuk bekerja sesuai tugas masing-masing. Dengan begitu, maka tugas yang diberikan akan dapat dilakukan secara efektif dan efisien serta tidak akan terjadi tumpang tindih dalam pengerjaan tugas yang diluar tanggung jawab.

Pekerja juga akan memahami apa yang harus dan tidak boleh dilakukan selama bekerja. Ini akan membuat pekerja fokus dan disiplin dalam bekerja serta dapat membentuk standarisasi tersendiri dalam kegiatan operasional perusahaan. SOP akan membantu pekerja beradaptasi dengan standar dan kinerja perusahaan, jadi senior tidak harus bersusah payah mengajari pegawai baru, hal ini sangat efisien dan menghemat waktu.

Mempermudah Pengawasan Tim

Seorang manajer atau kepala divisi akan mudah untuk mengontrol produk yang dihasilkan. Jika terjadi kesalahan atau kejanggalan dalam proses pengerjaan, maka pihak yang bersangkutan mudah mencari tim atau pihak mana yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut. Selain itu, manajer juga akan lebih mudah mengawasi kinerja tim karena telah memiliki SOP sendiri. Manajer akan mengetahui tim mana yang kurang atau tim mana yang terbaik dalam melaksanakan tanggung jawab sesuai dengan SOP masing-masing tim.

Menciptakan Ciri Khas Perusahaan

Setiap produk, baik barang maupun jasa yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan harus memiliki ciri khas, yang membedakan dengan produk perusahaan lain. Memiliki ciri khas produk akan mudah diingat dan memiliki tempat tersendiri di hati konsumen. Ciri khas produk juga diatur dalam SOP agar setiap pekerja yang melakukan produksi mengetahui dan tetap menghasilkan produk atau jasa yang sama dengan yang diproduksi sebelumnya. Mengingat, pekerja atau sumber daya manusia dalam suatu perusahaan tidak akan bekerja terus-menerus atau selamanya di perusahaan terkait.

Menjadi Dasar Hukum yang Jelas

SOP merupakan perjanjian tertulis antara perusahaan dengan pekerja, juga antara perusahaan dengan konsumen atau investor, dan berbagai pihak eksternal lain. Jika ditemukan pekerja yang melakukan kesalahan tentang apa yang sudah diatur SOP maka perusahaan memiliki hak untuk menegur atau memberikan surat peringatan. Bahkan dapat melakukan tindakan hukum jika diperlukan.

Untuk pihak eksternal, mereka dapat memberikan teguran atau memberikan kritik apabila mereka merasa pelayanan dilakukan atau produk yang digunakan tidak sesuai dengan prosedur perusahaan. Misalnya konsumen yang menuntut perusahaan agen perjalanan yang memberikan pelayanan tidak sesuai dengan kesepakatan awal. Oleh karena itu, SOP dapat membantu perusahaan membuat dasar hukum agar standar para pekerja maupun pihak eksternal sesuai dengan apa yang diinginkan, dan diharapkan perusahaan.

Tips dalam Membuat SOP

Berikut beberapa tips yang bisa Anda ikuti dalam membuat SOp yang baik dan benar.

• Sederhana dan Mudah Dipahami: Bahasa yang digunakan dalam SOP harus jelas dan mudah dimengerti oleh semua pihak yang berkepentingan.
• Spesifik: Sebuah SOP harus spesifik tentang apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya. Hindari ambiguitas.
• Konsisten: Pastikan SOP konsisten dengan kebijakan dan prosedur lainnya di perusahaan.
• Mudah Diakses: SOP harus mudah diakses oleh semua pihak yang membutuhkannya. Pertimbangkan untuk memanfaatkan teknologi digital untuk memudahkan akses dan distribusi.
• Melibatkan Pihak Terkait: Dalam proses pembuatan SOP, pastikan untuk melibatkan semua pihak yang akan berinteraksi dengan prosedur tersebut. Hal ini membantu dalam mendapatkan perspektif yang berbeda dan meningkatkan kualitas SOP.

Contoh SOP

Apa itu SOP telah kita bahas dan pahami bersama. Untuk lebih memahami apa itu SOP dan mendapat gambaran, berikut contoh SOP.

SOP PT. Jagat Raya

Tujuan

• Menyediakan layanan optimasi website profesional dan terpercaya.
• Memberikan layanan pembuatan aplikasi berbasis website.
• Memberikan solusi yang tepat, kreatif dan inovatif bagi start-up maupun bisnis yang telah berkembang.
• Menyediakan layanan jasa pembuatan faktur serta pencatatan biaya.
• Memberikan solusi yang efisien dan cerdas untuk pengelolaan keuangan perusahaan.

Prosedur Kerja

• Karyawan masuk kerja mulai dari hari Senin hingga Jumat.
• Karyawan sudah harus sampai di kantor pukul 9:00.
• Karyawan diperbolehkan untuk melakukan istirahat pada pukul 12.00-13.00, dan pada hari Jumat, para karyawan diperbolehkan untuk melakukan istirahat hingga pukul 13.30.
• Pada pukul 18.00, seluruh karyawan diperbolehkan untuk pulang, namun bagi karyawan yang pekerjaannya belum selesai, maka diperbolehkan untuk melakukan lembur.
• Lembur diatas pukul 19.00 akan dibayar sesuai aturan perusahaan.

Pakaian dan Penampilan Karyawan

• Diharuskan menggunakan baju seragam resmi perusahaan dan celana hitam.
• ID karyawan disematkan pada bagian saku depan.
• Gunakan sepatu berwarna hitam atau coklat gelap.
• Rambut rapi, tidak diwarna (wanita boleh berhijab).
• Tidak mengenakan aksesori atau perhiasan berlebihan.
• Jagalah penampilan agar tetap rapi dan bersih.

Keterlibatan SOP dalam Pengembangan Usaha

Pengembangan usaha tentu memerlukan strategi dan perencanaan yang matang. SOP memiliki peranan penting dalam mendukung pengembangan usaha.

1. Peningkatan Mutu Produk atau Jasa

Dengan SOP yang jelas, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap produk atau jasa yang dihasilkan memenuhi standar yang telah ditentukan. Dengan demikian, kualitas produk atau jasa yang dihasilkan akan lebih terjamin. Peningkatan kualitas ini akan meningkatkan kepuasan konsumen dan memperkuat reputasi perusahaan di mata publik.

2. Pengurangan Biaya Operasional

Ketika SOP dijalankan dengan efektif, proses bisnis menjadi lebih lancar dan efisien. Dengan demikian, potensi terjadinya kesalahan atau pemborosan sumber daya dapat diminimalkan. Hal ini tentu akan berdampak pada penghematan biaya operasional yang signifikan.

3. Adaptasi dengan Teknologi Baru

Seiring dengan perkembangan teknologi, SOP perusahaan harus selalu diperbarui untuk tetap relevan. Dengan SOP yang fleksibel, perusahaan akan lebih mudah beradaptasi dengan teknologi baru yang dapat mendukung operasional bisnis.

4. Pelatihan Karyawan Baru

SOP yang jelas akan memudahkan proses pelatihan karyawan baru. Dengan SOP, karyawan baru dapat lebih cepat memahami proses kerja dan standar yang diharapkan perusahaan. Ini tentu akan mempercepat proses adaptasi karyawan baru dengan lingkungan kerja dan meningkatkan produktivitasnya.

5. Pengukuran Kinerja

SOP yang baik memungkinkan perusahaan untuk menetapkan indikator kinerja yang jelas. Dengan demikian, perusahaan dapat lebih mudah melakukan evaluasi dan pengukuran kinerja. Jika ada penyimpangan, perusahaan dapat segera mengambil langkah-langkah korektif.

Pentingnya Review dan Pembaruan SOP

Dalam dinamika perusahaan yang senantiasa berkembang, tak cukup hanya memiliki SOP; namun perlu juga ada upaya konstan untuk meninjau ulang dan memperbarui SOP tersebut. Mengapa demikian?

• Menyesuaikan dengan Teknologi Baru: Kemajuan teknologi membawa berbagai perubahan dalam cara kerja. Alat dan perangkat yang sebelumnya dianggap efektif mungkin telah menjadi usang. Oleh karena itu, SOP harus diperbarui untuk mencakup teknologi baru yang diterapkan di perusahaan.
• Menyesuaikan dengan Kebijakan Baru: Peraturan pemerintah, regulasi industri, atau kebijakan internal perusahaan dapat berubah dari waktu ke waktu. Dengan meninjau dan memperbaharui SOP, perusahaan dapat memastikan kepatuhannya terhadap kebijakan yang berlaku.
• Peningkatan Efisiensi: Seiring berjalannya waktu, mungkin ada metode atau prosedur baru yang lebih efisien. Meninjau SOP secara berkala membantu perusahaan mengidentifikasi area-area yang memerlukan perbaikan.
• Feedback dari Karyawan: Karyawan yang bekerja langsung dengan prosedur tertentu seringkali memiliki insight tentang bagaimana meningkatkan efektivitas SOP. Dengan mempertimbangkan feedback dari karyawan, perusahaan dapat meningkatkan kualitas SOP.
• Pencegahan Kesalahan: Kesalahan yang terjadi berulang kali mungkin menunjukkan bahwa ada masalah dengan SOP yang ada. Meninjau dan memperbaikinya dapat mengurangi kemungkinan kesalahan di masa depan.

Nah, itulah berbagai informasi terkait apa itu sop dan contohnya yang harus diketahui. Sebagai pemilik perusahaan maupun pekerja, standar operasional prosedur adalah pedoman penting yang harus Anda patuhi agar apa yang diharapkan demi kebaikan perusahaan dapat tercapai.

SOP yang baik adalah SOP yang disusun sesuai dengan kebutuhan serta dijalankan sebagaimana mestinya. Dengan begitu, maka kesalahan yang tidak diinginkan tidak akan terjadi dan mengganggu kinerja perusahaan Anda. Terima kasih telah mengikuti hingga akhir. Semoga membantu!

---

Jasa Pembuatan Aplikasi, Website dan Internet Marketing | PT APPKEY
PT APPKEY adalah perusahaan IT yang khusus membuat aplikasi Android, iOS dan mengembangkan sistem website. Kami juga memiliki pengetahuan dan wawasan dalam menjalankan pemasaran online sehingga diharapkan dapat membantu menyelesaikan permasalahan Anda.