TCO Adalah? Cara Menggunakan Total Cost of Ownership

Bagi pemilik aset atau teknologi, tentunya sudah tidak asing dengan istilah TCO. TCO adalah singkatan dari “Total Cost of Ownership”, yaitu perkiraan semua biaya langsung dan tidak langsung yang berkaitan dengan sebuah aset atau teknologi selama siklus hidupnya. TCO ini sangat bermanfaat untuk menentukan setiap nilai sebuah produk atau sistem.

Penjelasan Tentang TCO

penjelasan tco

Pada setiap investasi yang ditujukan untuk modal, terutama dalam bentuk aset, seorang calon pemilik pasti melakukan sebuah perhitungan untuk mengukur kelayakan aset tersebut. Dalam melakukan perhitungan, pemilik melakukan suatu analisis yang mencakupi semua total biaya baik biaya beli, operasi, hingga gambaran keuntungan yang akan didapatkan. Analisis inilah yang disebut TCO. Dalam industri teknologi, analisis TCO adalah sebuah metodologi yang menghitung semua biaya baik itu pada perangkat lunak, perangkat keras, dan pelatihan untuk menggunakan teknologi tersebut. Pada tahun 1987, Gartner Group mulai mempopulerkan analisis TCO kepada publik meskipun sebetulnya konsep ini sudah dikenal, dibuktikan dengan berbagai metodologi untuk melakukan analisis TCO.

Komponen-Komponen dalam TCO

komponen tco

Dalam penerapannya untuk sebuah aset berupa teknologi, terdapat tiga komponen yang dianalisis dalam TCO. Tiga komponen yang diperhitungkan dan dianalisis dalam TCO adalah, Biaya Langsung, Biaya Operasional, dan Biaya Jangka Panjang. Berikut adalah penjelasan tentang ketiga komponen dalam TCO tersebut.

Biaya Langsung

Yang disebut sebagai biaya langsung dalam TCO adalah biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pembelian terhadap perangkat yang akan digunakan, baik itu perangkat lunak (software) atau perangkat keras (hardware). Biaya Langsung disebut juga dengan One Time Cost karena dikeluarkan sekali, yakni pada saat pembelian perangkat tersebut. Selain pembelian perangkat, kadang Biaya Langsung ini juga mencakup dengan biaya instalasi perangkat ke dalam sistem, jaminan, hingga pembelian atas jasa riset. Bagaimanapun, perangkat yang dibeli merupakan hasil riset yang sulit sehingga ada biaya yang termasuk ke dalam perangkat tersebut. Beberapa perangkat juga hanya bisa diinstalasi oleh ahli dari pembuat perangkat tersebut.

Biaya Operasional

Setelah Biaya Langsung, dalam TCO untuk teknologi juga mencakup Biaya Operasional. Dalam hal ini, Biaya Operasional yang dikenal dalam analisis TCO adalah segala biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan perangkat yang sudah dibeli dan diinstalasi. Untuk menghitung Biaya Operasional ini juga mencakup biaya yang dikeluarkan untuk pelatihan bagi karyawan yang akan mengoperasikan perangkat. Dalam menjalankan perangkat yang sudah didatangkan, tentu karyawan harus dilatih hingga mahir menjalankan perangkat tersebut. Pelatihan mutlak diperlukan oleh pembuat perangkat kepada karyawan yang nantinya mengoperasikan perangkat. Selain itu, Biaya Operasional juga mencakup setiap biaya termasuk biaya listrik hingga waktu yang dibutuhkan untuk belajar mengoperasikan perangkat yang dikonversikan dalam satuan uang.

Biaya Jangka Panjang

Setiap perangkat tentu memiliki masa aktif yang sudah ditentukan. Ketika sudah melewati masa aktif, perangkat tersebut akan mengalami degradasi kualitas. Akibatnya perangkat tersebut sudah tidak lagi kompatibel dengan kondisi saat ini. Solusinya adalah dengan melakukan penggantian perangkat, pembaruan fitur perangkat, hingga melakukan penonaktifan terhadap perangkat yang sudah mengalami degradasi tersebut.

Untuk melakukan semua tersebut tentu ada biaya yang harus dikeluarkan. Semua biaya yang harus dikeluarkan tersebut dikenal sebagai Biaya Jangka Panjang. Biaya Jangka Panjang yang dikenal pada TCO adalah semua biaya yang dikeluarkan untuk melakukan penggantian, pembaruan, hingga penonaktifan perangkat pada masa depan, sehingga disebut sebagai Biaya Jangka Panjang.

Cara Menghitung TCO

cara menghitung tco

Untuk menghitung TCO tidaklah rumit, tetapi perlu suatu hal yang mendetail saat melakukan riset terhadap perangkat yang akan dibeli tersebut. Tidak ada angka yang pasti dalam perhitungan analisis TCO, karena kebutuhan setiap calon pembeli tentu berbeda-beda, sesuai dengan urgensitasnya. Cara lengkap menghitung TCO adalah.

Buat Komponen dari Perangkat yang akan Dibeli

Dalam melakukan analisis perhitungan TCO, ketika akan membeli suatu perangkat, pertama lakukan pembedahan terhadap komponen yang ada dalam perangkat tersebut. Komponen-komponen tersebut bisa dibedah menjadi harga awal, biaya operasi, biaya perawatan, biaya kerugian selama masa perawatan, biaya produksi, dan masa pakai atau masa aktif perangkat yang dikonversikan dari waktu ke dalam satuan uang. Harga awal yang dimaksud dalam TCO adalah harga pembelian yang terlihat dalam katalog. Biaya operasional adalah besaran yang harus dilakukan untuk melakukan instalasi, pengujian, juga pelatihan karyawan. Biaya perawatan merupakan komponen biaya yang harus dikeluarkan ketika memasuki masa perawatan. Terakhir biaya kerugian merupakan adalah besaran kerugian selama perangkat tersebut ada pada masa perawatan.

Perhitungkan Nilai dari Masing-Masing Komponen

Setelah masing-masing komponen dari perangkat tersebut sudah dibedah, kemudian tentukan nilai dari masing-masing komponen. Nilai yang dimaksud dalam komponen TCO adalah prosentase dari masing-masing komponen terhadap nilai TCO secara total. Nilai ini tidak memiliki angka yang mutlak karena setiap calon pembeli memiliki perhitungan nilai sendiri-sendiri.

Sebagai contoh, terdapat harga awal sebesar Rp 10.000.000, – untuk sebuah perangkat. Bagi seorang calon pembeli, harga tersebut adalah 40% dari total keseluruhan TCO, sementara yang lain mungkin hanya 20 atau 30% saja karena merasa harga awal bukanlah sesuatu yang terlalu diperhitungkan dalam TCO mereka.

Buat Formula dari Komponen Tersebut

Setelah komponen dibedah dan dibuat persentasi nilainya, kemudian buat formula yang dapat digunakan untuk melakukan perhitungan TCO. Formula dari TCO ini terdiri dari setiap komponen yang sudah dibuat sebelumnya. Salah satu contoh formula yang bisa digunakan dalam perhitungan TCO adalah Harga Awal + Biaya Operasional + Biaya Perawatan + Biaya Kerugian – Masa Pakai. Jika komponen terlalu mendetail, calon pembeli bisa menyederhanakan formula dengan hanya memperhitungkan Harga Awal + Biaya Perawatan + Biaya Operasional – Masa Pakai. Empat komponen tersebut lebih mudah untuk diperhitungkan untuk melakukan analisis TCO. 

Lakukan Perhitungan Berdasarkan Nilai Komponen menggunakan Formula yang Dibuat

Langkah terakhir kemudian ialah menghitung setiap nilai komponen yang sudah dibedah dengan menggunakan formula yang sudah dibuat. Sebagai contoh, terdapat perangkat A dan perangkat B dengan detail sebagai berikut.

  • Perangkat A memiliki detail, Harga Awal Rp 10.000.000, -, Biaya Perawatannya Rp 2.000.000, -, Biaya Operasionalnya Rp 5.000.000, -, dan nilainya akan turun menjadi Rp 2.000.000, – pada 5 tahun mendatang.
  • Perangkat B memiliki detail, Harga Awal Rp 20.000.000, -, Biaya Perawatan Rp 1.000.000, -, Biaya Operasionalnya Rp 5.000.000, -, dan nilainya akan turun menjadi Rp 10.000.000, – pada 5 tahun mendatangDengan formula yang sudah dibuat, maka TCO dari perangkat A adalah Rp 15.000.000, – sementara TCO untuk perangkat B adalah sebesar Rp 16.000.000, – Sehingga kesimpulannya adalah perangkat B memiliki nilai TCO lebih rendah meski harga awalnya dua kali lipat dari perangkat A. Perbandingannya yang hanya Rp 1.000.000, – tidaklah signifikan.

Manfaat Menghitung TCO

Melakukan perhitungan TCO dapat menjadi salah satu dari bahan untuk melakukan penawaran terhadap supplier perangkat. Ini hanyalah salah satu dari manfaat penghitungan TCO. Manfaat lain dari penghitungan TCO adalah sebagai bagian dari peningkatan kinerja keuangan untuk jangka panjang dan perhitungan besarnya ROI (Return of Investment) yang dibutuhkan untuk perangkat tersebut.

Apakah Anda khawatir terhadap perencanaan bisnis online Anda? | PT APPKEY
Tidak hanya mengembangkan sistem website dan aplikasi, kami juga memiliki pengetahuan dan wawasan dalam menjalankan pemasaran online sehingga diharapkan dapat membantu menyelesaikan permasalahan Anda.

Tentang Kami
Pengenalan Layanan
Pengenalan Perusahaan
Kontak Kami

 

Jika Anda menyukai artikel ini
Acungkan jempol