Procurement Adalah : Jenis dan Perbedaan dengan Purchasing

Dalam arti paling sederhana, procurement adalah sesuatu yang melibatkan serangkaian kegiatan dan proses yang diperlukan bagi organisasi. Untuk memperoleh produk atau layanan yang diperlukan dari pemasok dengan harga baik. Produk atau layanan yang dibeli termasuk bahan baku, peralatan karyawan, dan persediaan, furniture dan fasilitas, peralatan dan dukungan teknis, telekomunikasi, jaminan tercetak, perekrutan pekerja kontingen, pengujian dan pelatihan, dan layanan terkait perjalanan, di antara banyak lainnya.

Procurement adalah proses procurement barang atau pembelian barang. Procurement juga sering disebut dengan procure to pay. Apa saja jenis dan perbedaannya dengan purchasing, simak informasi berikut!

Procurement Adalah Bagian dari Strategi Korporat Organisasi

procurement-1

Procurement adalah bagian dari strategi yang terjalin dengan beberapa fungsi bisnis inti. Oleh karenanya, harus dianggap sebagai komponen inti dari strategi perusahaan. Misalnya, jika identitas perusahaan didasarkan pada kesadaran lingkungan, maka strategi spesialis procurement harus fokus pada melibatkan pemasok.

Jika perusahaan memiliki tujuan tertentu, perusahaan perlu memiliki procurement staff yang tepat untuk membantu mencapainya. Procurement staff adalah seseorang yang memainkan peran. Mereka memastikan bahwa perusahaan melakukan pembelian barang atau jasa dengan bijak untuk dijual kembali atau digunakan. Procurement staff adalah orang yang memastikan pembelian telah meningkat.

Procurement staff bekerja di banyak jenis organisasi publik dan swasta. Procurement staff adalah petugas di mana mereka memproses transaksi pembelian untuk layanan, peralatan, alat tulis, dan barang-barang lainnya. Mereka melakukan tugas-tugas seperti mengidentifikasi kebutuhan procurement suatu organisasi, meninjau permintaan pembelian, memberikan tender pemasok dan mengawasi kinerja kontraktor. Sementara banyak procurement staff memegang gelar dalam bisnis dan akuntansi.

Tugas Procurement adalah Meningkatkan Efisiensi dan Memangkas Biaya

procurement-2

Tugas procurement adalah melibatkan lebih dari sekadar menyerahkan kartu kredit perusahaan dan membayar pembelian. Strategi procurement yang efektif mencakup segala sesuatu dari mengidentifikasi barang dan jasa mana yang dibutuhkan perusahaan. Tidak ketinggalan, tugas procurement adalah mempertahankan dokumentasi dan catatan yang benar, seperti:

  • Identifikasi barang dan jasa mana yang dibutuhkan perusahaan
  • Kirim permintaan pembelian
  • Nilai dan pilih vendor
  • Negosiasikan harga dan ketentuan
  • Buat pesanan pembelian
  • Menerima dan memeriksa barang yang dikirim
  • Lakukan pencocokan tiga arah
  • Setujui faktur dan atur pembayaran
  • Pencatatan

Perlu diingat, bagaimana perusahaan membentuk proses procurement internal akan dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti ukuran perusahaan, industri, sumber daya manusia yang tersedia, dan struktur organisasi.

Apa itu Procurement Management?

procurement-3

Banyak organisasi tidak memiliki proses procurement management yang efisien. Seringkali, proses procurement management adalah hasil dari mengandalkan manual, proses berbasis kertas daripada merangkul solusi digital yang menawarkan otomatisasi.

Rencana procurement adalah management manual dipenuhi dengan biaya pemrosesan yang tinggi, dokumen yang hilang, siklus persetujuan yang lambat, peluang diskon yang terlewatkan, dan biaya yang tidak terkendali. Sebagai akibat dari kekacauan, hubungan pemasok menderita karena resolusi perselisihan yang tidak efisien, manajemen vendor yang buruk, pembayaran yang terlambat, dan banyak lagi.

Procurement management adalah pendekatan strategis untuk mengoptimalkan pengeluaran organisasi. Itu faktor sumber, permintaan, pemesanan, dan inspeksi. Ini berarti memperoleh barang dan jasa Anda dari vendor pilihan, sesuai anggaran yang Anda tentukan.

Mengapa Harus Mengotomatiskan Procurement Management

Proses procurement management adalah fungsi yang paling memakan waktu dan padat karya, bahkan ketika Anda meluangkan waktu untuk merencanakan procurement. Menangani segala sesuatu secara manual mengarah pada sejumlah besar kertas untuk mengimbangi dan meninggalkan banyak ruang untuk kesalahan di banyak tempat sepanjang siklus. Bergerak menuju otomatisasi adalah salah satu keputusan terbaik yang dapat Anda buat untuk kesehatan jangka panjang bisnis.

Otomatisasi procurement adalah menawarkan berbagai manfaat, termasuk:

  • Mengurangi biaya dan waktu pemrosesan
  • Lebih sedikit pengecualian
  • Peningkatan kepatuhan
  • Visibilitas pembelanjaan yang ditingkatkan
  • Peningkatan manajemen pengeluaran
  • Peningkatan produktivitas di departemen purchasing untuk memungkinkan lebih banyak waktu dihabiskan untuk menegosiasikan kontrak pengadaan yang lebih baik dengan pemasok potensial dengan harga terrendah.
  • Manajemen rantai pasokan keseluruhan yang lebih baik

Jenis Procurement

Single Procurement

Single procurement dipicu oleh pesanan pelanggan tertentu dan memulai proses produksi pemasok.

Stock Procurement

Stock procurement adalah barang dikirim ke stok dalam ketentuan yang ditentukan secara berkala tanpa ada pesanan khusus dari pelanggan. Saat menyelesaikan proses produksi, barang akan ditebar hingga pesanan berikutnya diterima dari pelanggan. Salah satu cara menerapkan stock procurement oleh pelanggan adalah dengan menentukan tingkat stok minimum. Jika tingkat stok jatuh di bawah batas yang ditentukan ini, proses procurement dimulai. Jenis procurement ini menawarkan fleksibilitas tinggi kepada pelanggan, tetapi biaya procurement cenderung lebih tinggi.

Vendor Managed Inventory (VMI)

Dengan menggunakan konsep VMI, pemasok bertanggung jawab atas stok di perusahaan pelanggan. Premis penting untuk mencapai proses yang dioptimalkan, biaya lebih rendah dan fleksibilitas tinggi adalah jaringan yang dekat dengan pemasok.

Procurement Tepat Waktu

Konsep terintegrasi ini didasarkan pada sistem produksi Toyota. Procurement tepat waktu ditandai dengan tingkat stok yang rendah di perusahaan pelanggan. Ini mengarah pada pengurangan biaya dan proses lain seimbang. Alat kewirausahaan pengiriman tepat waktu hanya masuk akal, jika tempat pemasok berada dalam radius maksimum sekitar 100 km ke tempat pelanggan. Pada saat sumber global, pusat-pusat logistik didirikan di daerah strategis yang dekat dengan pelanggan.

Untuk implementasi yang berhasil dalam pengadaan tepat waktu, sangat penting untuk menginstal dan membangun jaringan yang tertutup dan beroperasi. Oleh karena itu proses dengan pemasok, komunikasi, transportasi dan logistik serta manajemen kualitas adalah proses yang sangat penting. Proses-proses ini perlu dikoordinasikan dengan sempurna.

Procurement Dalam Urutan

Konsep ini didasarkan pada konsep procurement tepat waktu. Diperpanjang oleh persediaan barang dalam urutan yang disyaratkan pada waktu yang ditentukan. Ini mengarah pada cara procurement yang sangat efisien dan ramping.

Kirim Langsung

Barang dikirim langsung dari proses nilai tambah terakhir pemasok ke proses nilai tambah pertama pelanggan. Itu berarti bahwa hanya beberapa langkah logistik yang diperlukan.

Perbedaan dengan Procurement dan Purchasing

Procurement dan purchasing keduanya dilakukan ketika perusahaan perlu mendapatkan barang dan jasa. Tetapi kedua fungsi ini memiliki fokus dan metode yang berbeda untuk mencapai tujuan akhir masing-masing.

Tujuan Akhir

Procurement : Untuk mengidentifikasi kebutuhan perusahaan dan memenuhi pengadaan kebutuhan tersebut. Proses strategis, proaktif.
Purchasing : Untuk mengatur pengeluaran perusahaan dan membeli barang / jasa untuk perusahaan. Proses reaktif.

Bagaimana barang/jasa dinilai

Procurement : Tempat lebih penting pada nilai suatu barang daripada berapa biayanya.
Purchasing : Lebih fokus pada harga daripada nilai.

Ketika digunakan

Procurement : Terlibat dalam kegiatan end-to-end yang dibutuhkan untuk memperoleh semua barang dan layanan yang diperlukan.
Purchasing : Terlibat ketika saatnya untuk membeli barang dan jasa.

Tugas yang dilibatkan

Procurement : Segalanya dari pengakuan kebutuhan hingga sumber, penutupan kontrak, dan pembukuan.
Purchasing : Pemesanan, pengiriman, dan pembayaran.

Bagaimana cara berhubungan dengan pemasok

Procurement : Berfokus pada pengembangan hubungan win-win jangka panjang dengan pemasok (fokus relasional).
Purchasing : Berfokus pada melakukan transaksi yang efisien; tidak terlalu peduli dengan pengembangan hubungan vendor (fokus transaksional).

Apakah Anda memiliki masalah dalam pekerjaan Anda? | PT APPKEY
Tidak hanya terbatas pada penyediaan konten-konten tentang SEO, kami juga memiliki pengetahuan dan wawasan dalam menjalankan pemasaran online sehingga diharapkan dapat membantu menyelesaikan permasalahan Anda.

Tentang Kami
Pengenalan Layanan
Pengenalan Perusahaan
Kontak Kami

 

Jika Anda menyukai artikel ini
Acungkan jempol