Last Updated on September 16, 2022 by
Siklus PDCA adalah siklus yang berfungsi untuk membantu meningkatkan berbagai departemen dan proses dalam suatu perusahaan untuk mencapai suatu tujuan. Banyak orang memahami konsep tersebut tetapi tidak tahu bagaimana menerapkannya secara konkret.
Oleh karena itu, pada artikel ini kami akan menjelaskan penggunaan siklus PDCA dalam aktivitas penjualan dengan penjelasan yang mudah dipahami.
Daftar Isi
Apa Itu Siklus PDCA ?
Siklus PDCA adalah siklus pengulangan plan (perencanaan), do (pelaksanaan), check (evaluasi), dan act (tindak lanjut), pada awalnya diusulkan untuk pengendalian kualitas. PDCA adalah proses yang ditujukan untuk “perbaikan berkelanjutan” dengan menghubungkan A(Act) kepada P(perencanaan) dan mengulangi siklus yang sama seperti spiral.
Toyota sering digunakan sebagai contoh dalam metode yang sering digunakan dibidang produksi manufaktur. Seperangkat KPI (indikator kinerja utama) digunakan untuk meninjau proses pembuatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana dan tujuan dalam periode tertentu, dan jika produk yang cacat ditemukan atau pengiriman mengalami ketetertundaan, maka diselidiki penyebab dan perbaikinya.
Ini adalah siklus yang berfungsi untuk membangun kembali rencana. Dalam siklus ini, semakin pendek siklus, semakin cepat peningkatan sehingga semakin cepat peningkatan kualitas.
Siklus perbaikan berkelanjutan juga dapat diterapkan kepada departemen manajemen perusahaan yang mendukung departemen manufaktur. Sebagai contoh, katakanlah Anda memiliki departemen akuntansi yang berencana untuk menyelesaikan pemrosesan voucher untuk satu transaksi dalam xx hari.
Jika belum ditinjau dan diimplementasikan dalam periode waktu tertentu, identifikasi penyebabnya, dan jika dapat diperbaiki secara internal, perbaiki dan tetapkan tujuan berikutnya. Jika ada masalah yang tidak dapat diselesaikan dalam departemen, kami meminta dukungan dari departemen lain dan tim manajemen yang relevan dan melakukan perbaikan.
Memperkenalkan PDCA dalam Aktivitas Penjualan
Ada berbagai alasan mengapa penjualan melamban. Hal ini terjadi karena adanya beberapa faktor, yakni:
• Persaingan pasar menjadi semakin parah.
• Kebutuhan pasar berkurang.
• Harga tidak sesuai dengan pasar.
Jika penjualan Anda terus mengalami perlambatan, tetapi tidak ada faktor eksternal yang memengaruhi seperti diatas, mungkin ini terjadi karena proses penjualan yang tidak tepat. Oleh karena itu, kami memperkenalkan PDCA.
Konsep PDCA merupakan pedoman bagi setiap manajer untuk melakukan perbaikan kualitas secara terus menerus tanpa berhenti. Identifikasian masalah akan dipecahkan dan pencarian sebab serta penentuan tindakan koreksi, harus selalu didasarkan pada fakta.
Hal ini bertujuan untuk menghindari dari adanya unsur subyektivitas dan pengambilan keputusan yang terlalu cepat serta keputusan yang bersifat emosional. Untuk memudahkan identifikasi masalah yang akan dipecahkan dan patokan perbaikan selanjutnya, perusahaan harus menetapkan standar pelayanan untuk konsumen.
Contoh Spesifik Pemanfaatan Siklus PDCA dalam Aktivitas Penjualan
Plan (Rencana)
Ketika Anda mengatakan “rencana”, mudah untuk memahami sesuatu seperti “mencapai 10 juta penjualan” tetapi pengaturan rencana seperti itu salah pada konsep PDCA. Yang terpenting dari plan, adalah untuk menetapkan target dan rencana numerik sehingga, check (evaluasi) dapat dianalisis, tetapi jika Anda menetapkan rencana berdasarkan penjualan saja, faktor eksternal akan dimasukkan dalam hasil.
Misalnya, dalam PDCA pada departemen manufaktur, jika rencananya adalah “produksi oleh unit xx adalah xx”, permintaan produksi tidak harus selalu berasal dari penjualan. Jika Anda menghasilkan terlalu banyak dan tidak ada prospek penjualan, persediaan hanya akan meningkat.
Oleh karena itu, dalam hal ini lebih baik untuk menargetkan tingkat cacat kualitas xx%, hasil xx%, dll, daripada hanya merencanakan output saja. Jika hanya output penjualan yang direncanakan, faktor eksternal seperti penurunan permintaan pasar dan keterlambatan dalam keputusan pelanggan akan selalu dimasukkan dalam tahap evaluasi.
Sebagai contoh, mari kita buat rencana berikut. Ini adalah contoh PDCA awal yang mudah untuk dilakukan, dan dengan mengulanginya, kita akan secara bertahap mengarah kerencana tingkat tinggi.
Selalu Menjaga Negosiasi Bisnis dengan Pelanggan
Tujuannya adalah untuk selalu mengamankan pelanggan selama negosiasi, tetapi metodenya tergantung pada tenaga penjualan, sehingga tidak masalah pada tahap ini.
Kunjungi Pelanggan yang Sudah Ada
Ini bertujuan untuk melihat apakah Anda mengunjungi pelanggan yang sudah ada dan apakah Anda dapat membuat cerita yang bermanfaat dengan mengunjungi, terlepas dari berapa kali Anda telah mengunjungi.
Kirim Laporan Mingguan Paling Lambat Pukul 18:00 Setiap Hari Jumat
Bertujuan agar tenaga penjualan (sales) bekerja secara efisien. Saya memilih hari Jumat karena hari jumat agar kegiatan penjualan mingguan dapat diringkas selama seminggu.
Saat menetapkan rencana, selalu ada tenggat waktu untuk evaluasi. Dalam hal ini, mari kita evaluasi hasil 1-3 1 bulan kemudian.
Do (Pelaksanaan)
Saat Anda mengimplementasikan rencana Anda, penting untuk menyimpan catatan bagaimana itu diterapkan sehingga dapat dengan mudah dievaluasi pada langkah berikutnya. Setiap tenaga penjualan harus menyimpan catatan berikut:
• Nama pelanggan dan nama produk selama negosiasi bisnis. Klasifikasi proses negosiasi (penerimaan permintaan penawaran, persiapan penawaran, penyerahan penawaran, negosiasi persyaratan, dan lainnya.)
• Nama pelanggan yang Anda kunjungi dan nama produk yang dijual kepada pelanggan itu. Isi informasi yang diperoleh dan klasifikasinya (harga pesaing, jadwal pemesanan berikutnya, kebutuhan baru.).
• Jika Anda tidak dapat mengirimkan file pada pukul 17:00 pada hari Jumat karena keadaan khusus, catat alasannya.
Check (Evaluasi)
Hasil do (Pelaksanaan) dapat dievaluasi sebagai berikut:
• Tn. A mempertahankan pelanggan dalam 8 negosiasi bisnis pada akhir bulan. Pak B memiliki 3 pelanggan pada akhir bulan, tetapi ia telah menerima tiga pesanan. Sekalipun laporannya sebulan sekali, ketika melihat analisis setiap minggu, Tn. A diperkirakan akan membutuhkan waktu lebih dari 4 minggu dari penyerahan estimasi hingga penerimaan pesanan atau kehilangan pesanan.
Dan jumlah kunjungan selama waktu itu adalah 2. Mr B menunjukkan bahwa jumlah kunjungannya sebanyak 4 kali dalam 2 minggu dari pengajuan estimasi hingga penerimaan pesanan atau kehilangan pesanan.
Tampaknya ada beberapa korelasi antara jumlah kunjungan, tingkat pesanan, dan periode dari kunjungan kekunjungan.
• Tn. C telah mengunjungi 5 pelanggan yang ada, tetapi informasi yang diperoleh adalah 3. Pak D telah berkunjung 3 kali dan mendapat 6 informasi. Mungkin saja Tuan C melakukan kunjungan yang tidak efisien.
• Tn. E mengirimkan laporan mingguan paling lambat pukul 18:00 setiap hari Jumat. Tn. F mengajukan dua kali sebulan pada pukul 9:00 pada hari Senin, bukan 17:00 pada hari Jumat. Selain itu, ada satu submitter pada hari Jumat pukul 20:00 dan satu submitter pada pukul 22:00.
Dalam hal ini, jika kami menganalisis tidak hanya status kepatuhan tenggat waktu pengiriman laporan tetapi juga jumlah kunjungan pelanggan dan tingkat pemesanan (1) dan (2), misalnya, pekerjaan pembuatan laporan merupakan beban bagi tenaga penjualan.
Act (Tindak Lanjut)
Metode tindak lanjut tercantum dibawah ini:
• Standar perusahaan mengenai korelasi antara jumlah kunjungan atau frekuensi dan tingkat pemesanan ditetapkan berdasarkan pendapat situs.
• Pelatihan keterampilan penjualan tenaga penjualan yang cenderung melakukan kunjungan yang tidak efisien. Tetapkan tenaga penjual dengan kemampuan pengumpulan informasi yang lebih tinggi untuk kunjungan pelanggan yang ada.
• Kasing mendidik siswa untuk meningkatkan keterampilan menulis laporan mereka, memperkenalkan alat dukungan penjualan untuk menghemat waktu dalam menulis laporan, ubah format laporan itu sendiri.
Kesimpulan
Siklus PDCA adalah metode peningkatan berkelanjutan yang digunakan perusahaan diseluruh dunia untuk meningkatkan efisiensi bisnis mereka. Siklus PDCA cenderung memberikan kesan yang agak sulit, tetapi Anda dapat menetapkan dan menjalankan rencana dan sasaran numerik yang konkret, menganalisis hasilnya, dan jika masalah dapat diidentifikasi, perbaiki mereka dan rencanakan untuk masa mendatang.
Mudah bagi siapa saja untuk memahami, tetapi mari kita mulai dengan menetapkan rencana dan menemukan masalah yang belum terlihat sejauh ini. Memposisikan wiraniaga bukan dengan mengevaluasi “kemampuan” tetapi dengan “metode” juga akan merangsang komunikasi didalam perusahaan.
Ingin dapat lebih banyak tips, rahasia, dan inspirasi sukses berbisnis online kekinian? Follow terus MARKEY di https://markey.id atau download MARKEY APP sekarang juga, karena ada ratusan artikel bisnis informatif yang kami rangkum khusus untuk Anda. Sampai bertemu lagi!
Jasa Pembuatan Aplikasi, Website dan Internet Marketing | PT APPKEY
PT APPKEY adalah perusahaan IT yang khusus membuat aplikasi Android, iOS dan mengembangkan sistem website. Kami juga memiliki pengetahuan dan wawasan dalam menjalankan pemasaran online sehingga diharapkan dapat membantu menyelesaikan permasalahan Anda.
