Di dalam perusahaan terdapat berbagai posisi atau jabatan yang memiliki peranan penting untuk kemajuan perusahaan. Salah satu posisi penting dan sangat lazim ditemui dalam sebuah perusahaan ialah general affair atau biasa disingkat GA. Pada dasarnya, posisi general affair adalah posisi yang berperan penting untuk mengurus dan mengelola perusahaan.

Posisi satu ini pun sudah tidak asing dan mungkin Anda telah sering mendengarnya. Namun, tahukah Anda apa saja yang sesungguhnya dikelola seseorang yang berada pada posisi ini? Untuk Anda yang belum mengetahui, yuk temukan jawabannya di bawah ini.

General Affair Adalah

General affair adalah sebuah posisi dalam sebuah perusahaan yang pada dasarnya bertugas untuk mendukung perusahaan dalam menjalankan fungsi operasionalnya dengan mengatur semua keperluan yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Seluruh urusan yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan harus jelas, baik dari tujuan maupun prospek di waktu mendatang. Segala kejelasan itu harus mampu dibuktikan dengan dokumen yang lengkap serta sesuai dengan kenyataan. Untuk memastikan kejelasan tersebut, maka divisi general affair adalah divisi yang menanganinya.

Memastikan dan mengatur segala keperluan perusahaan inilah yang menjadi latar belakang dibentuknya divisi general affair. Baik segala keperluan yang memang rutin ada maupun keperluan yang tidak terduga.

Namun secara khusus, general affair adalah divisi yang fokus dalam memberikan pelayanan kepada seluruh bagian yang ada dalam suatu perusahaan. Hal ini dimaksudkan untuk membantu kelancaran kerja dan operasional perusahaan secara menyeluruh melalui supporting unit.

Umumnya general affair akan berfokus pada beberapa pelayanan, yaitu aset dan pembelian. Sebab kedua hal ini mencakup maintenance dan pemesanan melalui vendor yang terpercaya dan bekerja sama dengan perusahaan.

Tugas dan Tanggung Jawab General Affair

Seorang General Affair memiliki banyak tugas dan tanggung jawab yang dilakukan untuk membantu perusahaan meraih kesuksesan. Berikut beberapa tugas dan tanggung jawab yang dilakukan oleh seorang General Affair.

Melakukan Pemesanan Barang

Tentunya tidak semua barang atau aset milik perusahaan tidak bersifat awet. Ada beberapa barang atau aset yang harus dipesan setiap bulannya, contohnya Komputer dan Printer. Untuk melakukan pengadaan atau memesan aset-aset tersebut merupakan tugas general affair.

Namun sebelum memutuskan untuk memesan dan membelinya tidak bisa langsung begitu saja, sebab general affair bertanggung jawab untuk memastikan dan membandingkan kualitas dan harga barang terlebih dahulu.

Membandingkan baik kualitas maupun harga barang ini tentunya sangat penting dilakukan agar perusahaan dapat menekan biaya yang harus dikeluarkan untuk membeli aset tersebut sekaligus agar barang yang dibeli juga memiliki kualitas yang baik sesuai dengan harganya. Semakin rendah jumlah nilai uang yang harus dikeluarkan perusahaan untuk pengadaan aset, menjadi indikator bahwa tugas general affair dilakukan dengan baik.

Melakukan Pembelian

Hal berikutnya yang menjadi tugas general affair adalah melakukan pembelian. Baik pembelian yang bersifat semi permanen seperti membeli printer dan komputer, sampai pembelian barang yang berfungsi mendukung operasional perusahaan lainnya.

Selain itu, tugas general affair juga untuk melakukan pembelian rutin peralatan lainnya yang dibutuhkan. Contohnya seperti ATK, tinta printer, dan kertas. Juga berbagai barang yang memang digunakan setiap hari dan akan cepat habis digunakan, harus dilakukan pembelian secara berkala.

Melakukan Pembayaran

Membayar listrik, air, telepon, jaringan internet, serta berbagai tagihan bulanan atau rutin lainnya juga merupakan tanggung jawab dan tugas general affair. Untuk tanggung jawab satu ini, biasanya general affair telah memiliki estimasi dana yang telah dihitung dengan tepat.

Hal ini karena pembayaran rutin bulanan ini biasanya sama dengan bulan-bulan sebelumnya sehingga telah memiliki acuan yang cukup akurat. Umumnya untuk perusahaan berskala besar, pembayaran rutin ini telah dilakukan otomatis dengan sistem sebab sudah terprediksi jumlah rinciannya serta terintegrasi sistem pada perusahaan.

Membayar Tenaga Kerja Harian

Jika sebuah perusahaan membutuhkan dan menggunakan tenaga kerja harian, maka menjadi tanggung jawab dan tugas general affair untuk membayarnya. Selain itu, divisi ini juga memiliki kewenangan untuk menentukan berapa besaran upah untuk para pekerja lepas tersebut, yang tentu saja di luar dari gaji karyawan.

Upah karyawan lepas ini menjadi tugas general affair karena upah karyawan harian ini, ketika dilaporkan dalam laporan bulanan akan masuk ke dalam kategori keperluan bulanan kantor untuk kebutuhan sumber daya manusia, sehingga menjadi tanggung jawab general affair untuk menentukan dan membayarnya.

Memelihara Aset

Selain melakukan pembelian berbagai barang dan aset, general affair adalah divisi yang juga bertugas untuk memelihara aset yang telah dibeli. Ini dilakukan agar karyawan atau user tidak menggunakan aset perusahaan sembarangan yang dapat menyebabkan rusak atau error berbagai aset tersebut.

Oleh karena itu, tidak heran para staf divisi general affair adalah orang-orang yang galak jika menemukan Anda tidak menjaga dan menggunakan aset perusahaan dengan hati-hati. Sebab bagaimanapun, mereka lah yang akan diminta bertanggung jawab apabila terjadi kerusakan pada aset.

Renovasi sekaligus Membuka Kantor Cabang

Ketika kantor Anda akan direnovasi atau perusahaan Anda akan membuka cabang baru, maka general affair lah divisi dalam perusahaan yang selalu sensitif dan sangat rinci ketika menentukan biaya untuk keperluan tersebut.

Sebab tentunya renovasi ataupun membuka cabang baru perusahaan tidak dapat dilakukan dengan instan atau terburu-buru, apalagi asal-asalan. Diperlukan pertimbangan dari berbagai faktor yang ada. Mulai dari faktor kelayakan hingga estimasi dana yang sesuai dan masuk akal.

Sampai dengan estimasi dana telah disetujui oleh general affair pun, pelaporan dari pekerjaan atau pembelian material untuk keperluan renovasi atau membuka cabang baru harus mampu dibuktikan dan dipertanggung jawabkan dengan nota ataupun faktur.

Membina Hubungan Baik

Selain bertugas memelihara serta melakukan pengadaan berbagai keperluan perusahaan, seseorang yang berprofesi sebagai staf divisi general affair juga bertugas untuk membina hubungan baik dengan klien, baik supplier ataupun vendor yang di mana bekerja sama dengan perusahaan.

Tanggung jawab dan tugas general affair juga termasuk dalam hal membuat kontrak kerja yang baik, memastikan pembayaran selalu dilakukan tepat waktu, serta melakukan komplain bila diperlukan untuk mewakili perusahaan. Tugas general affair yang satu ini secara tidak langsung akan berdampak pada kinerja dan produktivitas tenaga kerja perusahaan. Oleh karena itu divisi general affair haruslah mampu menjaga dan mempertahankan kualitas hubungan dengan klien.

Memastikan Kinerja Perusahaan Baik

Tugas selanjutnya dari general affair adalah memastikan kinerja dan operasional berjalan baik. Oleh karena itu, divisi ini juga mengadakan survei kepuasan pelayanan yang ditujukan untuk seluruh tenaga kerja perusahaan. Hal ini dilakukan sebagai upaya meningkatkan kualitas produk baik barang ataupun jasa, ketepatan, serta kecepatan pelayanan yang diberikan oleh perusahaan.

Mengelola Dokumen Perusahaan

Tugas lain dari general affair yang juga sangat krusial adalah pengelolaan dokumen perusahaan. Dokumen merupakan aset penting yang berisi informasi vital bagi perusahaan, mulai dari data karyawan, kontrak kerjasama, surat izin, hingga laporan keuangan. Oleh karena itu, general affair harus memastikan bahwa seluruh dokumen tersebut tersimpan dengan baik, mudah diakses, namun tetap aman dari tangan yang tidak berwenang.

Dalam era digital saat ini, general affair juga bertanggung jawab untuk memastikan back-up dokumen penting dilakukan secara berkala serta melindungi dokumen digital dari ancaman seperti virus dan serangan siber. Selain itu, mereka harus memastikan bahwa arsip fisik disimpan dengan rapi di tempat yang aman dan terhindar dari risiko seperti kebakaran atau banjir.

Menyediakan Fasilitas Kerja

Fasilitas kerja yang memadai tentunya dapat meningkatkan produktivitas karyawan. Oleh karena itu, tugas general affair meliputi penyediaan dan pemeliharaan fasilitas kerja seperti meja, kursi, ruang kerja yang nyaman, serta fasilitas penunjang lainnya seperti ruang rapat, pantry, dan toilet. Selain itu, peralatan kerja seperti telepon, fax, proyektor, dan peralatan presentasi juga berada dalam tanggung jawab divisi ini.

General affair juga bertanggung jawab atas kebersihan dan kenyamanan lingkungan kerja, termasuk pengaturan pencahayaan dan suhu ruangan, serta koordinasi dengan pihak kebersihan atau jasa cleaning service.

Menjamin Keamanan Perusahaan

Terakhir, keamanan perusahaan tidak hanya terbatas pada perlindungan aset fisik, tetapi juga meliputi perlindungan terhadap data dan informasi serta keamanan karyawan. Divisi general affair berkoordinasi dengan tim keamanan untuk memastikan area perusahaan terlindungi dari ancaman luar seperti pencurian atau gangguan. Mereka juga memastikan kamera pengawas berfungsi dengan baik dan sistem keamanan lainnya diterapkan dengan efektif.

Sebagai tambahan, general affair juga mengadakan pelatihan keselamatan kerja dan simulasi evakuasi bencana bagi karyawan, sehingga mereka siap menghadapi situasi darurat.

Kualifikasi dan Kemampuan yang Dibutuhkan Seorang General Affair

Untuk dapat menjadi seorang General Affair, terdapat beberapa kualifikasi dan kemampuan yang harus dimiliki untuk dapat sukses. Berikut beberapa kualifikasi dan kemampuan yang harus dimiliki oleh General Affair.

Pendidikan dan Pelatihan

Seorang staf general affair biasanya memiliki latar belakang pendidikan administrasi bisnis, manajemen, atau bidang terkait. Pelatihan khusus dalam manajemen aset, pengadaan, atau administrasi kantor akan menjadi nilai tambah.

Keterampilan Komunikasi

General affair sering berinteraksi dengan banyak divisi, vendor, dan pihak eksternal lainnya. Kemampuan dalam berkomunikasi dengan jelas dan efektif sangatlah penting.

Detail-oriented

Mengingat mereka harus mengelola berbagai aset dan dokumen perusahaan, perhatian terhadap detail sangat diperlukan untuk menghindari kesalahan yang dapat berakibat merugikan.

Kemampuan Mengelola Waktu

Dengan berbagai tanggung jawab yang ada di pundaknya, kemampuan mengatur waktu dengan efektif adalah kunci untuk menjalankan tugas dengan lancar.

Keterampilan Teknologi

Mengingat perkembangan teknologi informasi, seorang general affair harus menguasai berbagai perangkat lunak manajemen kantor dan alat digital lainnya.

Keterampilan Negosiasi

Dalam proses pengadaan atau ketika berhubungan dengan vendor dan pihak ketiga lainnya, keterampilan negosiasi sangat penting untuk mendapatkan kesepakatan terbaik bagi perusahaan.

Pemahaman Hukum

Memahami dasar-dasar hukum kontrak dan regulasi terkait bisnis akan membantu dalam pembuatan kontrak, perizinan, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan aspek legal.

Sekian pembahasan kali ini terkait general affair khusus untuk Anda. General affair adalah divisi yang peranannya sangat penting dalam sebuah perusahaan, sehingga kinerja dari divisi ini juga menjadi salah satu indikator berkembang tidaknya sebuah perusahaan.

Apakah Anda tertarik berada dalam divisi penting ini? Jika iya, pastikan Anda memiliki keterampilan problem solving, teliti, jujur, serta berpengalaman dalam mengkoordinir pengadaan barang, juga kemampuan dalam mencatat dan membuat laporan. Terima kasih telah mengikuti artikel ini hingga akhir, sampai berjumpa di artikel menarik lainnya. Semoga bermanfaat!