Media Bisnis Online | by APPKEY

Pemasaran Marketing strategy Apa itu Proforma Invoice? Dan Perbedaanya Dengan Invoice

Apa itu Proforma Invoice? Dan Perbedaanya Dengan Invoice

-

Saat berbisnis, Anda pasti akan menggunakan invoice untuk kebutuhan pembayaran produk. Invoice menjadi perantara berisikan rincian tagihan yang harus dibayar. Pemberian invoice juga biasanya mencerminkan keprofesionalitasan transaksi di toko Anda.

Di samping invoice, ternyata ada juga catatan transaksi lain yang bernama proforma invoice. Apa itu proforma invoice? Apa perbedaan proforma invoice dengan invoice biasa? Mari cari tahu jawabannya, termasuk cara membuat invoice guna kelancaran transaksi perusahaan, dalam artikel berikut ini!

Proforma Invoice versus Invoice

proforma-invoice

Serupa tapi tak sama, itulah proforma invoice dan invoice. Meski sama-sama mengandung kata “invoice”, kedua istilah ini memiliki arti yang berbeda.

Proforma invoice adalah sebuah faktur yang disiapkan sebelum pengiriman produk oleh pihak supplier barang. Pembeli akan menerima proforma invoice sebelum menerima barang, sehingga ia bisa mengetahui besaran total biaya yang harus dibayarkan nanti.

Proforma invoice dikenal juga sebagai faktur sementara. Faktur sementara ini bisa diberikan kepada konsumen yang mana barang pesanannya dikirim secara bertahap. Begitu pengiriman barang selesai sepenuhnya, proforma invoice akan ditukarkan dengan faktur utuh.

Jika proforma invoice berperan sebagai slip transaksi sementara sebelum pengiriman barang, maka invoice adalah kebalikannya. Invoice akan diterima konsumen setelah proses pengiriman selesai. Selain itu, invoice juga umumnya ditandatangi pembeli sebagai tanda bukti bahwa transaksi telah diselesaikan. Invoice juga bisa menjadi bukti transaksi secara kredit.

Sama halnya dengan proforma invoice, invoice memuat rincian tagihan pesanan secara mendetil. Umumnya invoice terdiri dari 3 lembar, di mana 1 copy untuk konsumen, 1 copy untuk arsip penjualan perusahaan, dan 1 copy sisanya untuk data laporan keuangan perusahaan.

Artikel terkait  Poin-Poin yang Perlu Diperhatikan dalam Menerapkan Langkah-Langkah SEO Internal

 

Ciri-Ciri Proforma Invoice dan Invoice

Proforma invoice dan invoice memiliki ciri-ciri yang berbeda. Selaku pebisnis, Anda harus memahami ciri masing-masing catatan transaksi ini agar tidak tertukar saat menggunakannya.

Secara ringkas, berikut adalah ciri-ciri proforma invoice:

  • Digunakan untuk mencatat pesanan termasuk berat, nilai barang, dan ongkos kirim.
  • Proforma invoice adalah catatan transaksi yang masih berupa draft. Draft ini harus dikonfirmasi nanti menjadi invoice atau fraktur utuh.
  • Bersifat sebagai fraktur sementara.
  • Invoice proforma dikirim kepada konsumen sebelum pengiriman barang dilakukan.

Sementara ciri-ciri invoice adalah:

  • Konsumen bisa mengajukan perbaikan jika rincian nilai produk tidak sesuai dengan kondisi barang yang dikirimkan sesungguhnya.
  • Invoice bisa menjadi bukti sah jika barang yang dibeli akan dijual kembali, atau menjadi bukti transaksi saat dicatat ke dalam laporan pembukuan perusahaan.
  • Invoice dapat dipakai sebagai bukti sah faktur pajak.
  • Merupakan catatan informasi terkait pesanan pelanggan beserta nilai tagihan yang harus dibayar pasca pengiriman.

Cara Membuat Invoice

invoice

Pada prakteknya, invoice memiliki bentuk dan kelengkapan yang berbeda sesuai kebutuhan perusahaan. Semisal di transaksi besar, invoice diajukan beserta kwitansi dan surat tagihan kepada konsumen. Sedangkan untuk transaksi kecil, invoice dapat dipakai sebagai tagihan langsung.

Namun pada dasarnya, setiap invoice disusun oleh komponen yang sama. Apa sajakah komponen invoice? Berikut jawabannya:

1. Judul

Komponen invoice pertama adalah judul yang terletak di bagian atas tengah. Judul ditulis secara kapital untuk memudahkan konsumen mengenali invoice Anda dari dokumen lain yang mereka terima. Dengan begini, konsumen dapat mengenali invoice Anda dan bisa mendahulukan proses pelunasan tagihan. Contoh judul invoice: INVOICE ORDERAN BAJU PT. FASHIONISTA BALI

2. Nomor Invoice

Selanjutnya, Anda bisa mencantumkan nomor invoice jika dibutuhkan. Opsi ini sesungguhnya bersifat opsional saja. Pemberian nomor bertujuan untuk memudahkan perusahaan saat mengarsipkan invoice ke laporan penjualan.

3. Tanggal

Saat membuat invoice, jangan sampai Anda lupa mencantumkan tanggal, ya! Tanggal merupakan komponen penting dalam invoice sebab menjadi penanda kapan tagihan dikeluarkan. Selain itu, Anda juga bisa mencantumkan tanggal maksimal pelunasan tagihan dan tangga pembelian produk. Proses pengarsipan juga akan lebih mudah dilakukan jika invoice Anda memiliki tanggal yang jelas.

4. Identitas Konsumen

Unsur invoice berikutnya adalah rincian identitas konsumen. Cantumkan dengan jelas nama konsumen, alamat rinci, dan bila perlu no telepon konsumen dalam invoice Anda. Jika konsumen adalah perusahaan atau instansi, maka yang dicantumkan adalah identitas perusahaan tersebut. Rincian identitas akan membantu pelanggan mengecek kembali jika invoice memang ditujukan kepada mereka.

Artikel terkait  Apa Itu Mesin Pencari? Memahami SEO ke Tingkat Lanjut

 

4. Identitas Penjual

Sama seperti identitas konsumen, tidak kalah penting juga untuk Anda mencantumkan identitas diri sebagai penjual. Tulis dengan jelas nama dan alamat pihak penerima pembayaran, sehingga pembeli bisa mengirimkan uang dengan benar dan mudah.

5. Rincian Pesanan

Inti dari invoice adalah rincian pesanan. Tuliskan pesanan pelanggan, baik barang ataupun jasa, secara rinci. Sebagai contoh, Anda bisa membuat rincian detil berupa nama produk atau jasa, harga per unit, jumlah pesanan, dan total pembayaran. Untuk mempermudah saat membaca isi invoice, Anda bisa memakai format tabel dengan kolom.

6. Tata Cara dan Ketentuan Pembayaran

Komponen terakhir dalam invoice adalah tata cara dan ketentuan pembayaran. Informasi ini penting agar tidak ada kesalahan komunikasi antar kedua pihak yang bertransaksi. Di bagian ini Anda bisa mencantumkan kapan batas akhir pelunasan tagihan dan metode pembayaran.

Sebagai contoh, semisal invoice Anda harus dibayar maksimal 20 hari setelah invoice dikeluarkan. Biasanya, perusahaan akan mencantumkan kode “Net 20” pada invoice. Sementara untuk metode pembayaran, jika dilakukan dengan sistem transfer maka Anda bisa mencantumkan alamat rekening yang dapat digunakan untuk pembayaran.

Setelah memahami komponen invoice, selanjutnya Anda harus mempelajari cara membuat invoice. Cara membuat invoice sesungguhnya tidak sulit. Anda bisa membuat invoice dengan 2 cara mudah yakni secara manual atau dengan bantuan aplikasi.

1. Membuat Invoice Manual

Banyak perusahaan masih menggunakan teknik manual sebagai cara membuat invoice. Cara manual dilakukan dengan memakai Microsoft Word atau Microsoft Power Point. Cara manual memungkinkan Anda untuk bebas berkreasi membuat template invoice sesuai dengan gaya khas perusahaan. Di sisi lain, teknik ini memiliki kekurangan yang cukup signifikan seperti susah dilacak dan bisa terjadi salah input data.

2. Membuat Invoice dengan Aplikasi

Kini sudah ada sejumlah aplikasi pembuatan invoice yang dinilai lebih praktis, mudah dan aman untuk pembuatan invoice. Pembuatan invoice dengan aplikasi dinilai lebih baik, khususnya jika perusahaan Anda harus membuat invoice yang banyak dan dalam waktu singkat.

Contoh aplikasi pembuatan invoice yang bisa Anda coba secara gratis adalah Selly. Aplikasi ini tersedia di App Store dan Google Play. Selly bisa membantu Anda membuat invoice, melacak pelunasan, sekaligus merekap aktivitas penjualan.

Artikel terkait  Peringkat Pencarian Tidak Naik? Cara Meningkatkan Ukuran SEO

Template Invoice Contoh untuk Perusahaan

Sebagai pelengkap pemahaman Anda, yuk simak invoice contoh berikut ini! Template invoice contoh ini bisa Anda pakai juga untuk kebutuhan invoice perusahaan.

 

INVOICE PT GROSIR JAYA ABADI
No. Invoice:

INV-06/2020/0005

Tanggal Invoice:

28 Juli 2020

Tanggal Pelunasan:

28 Aug 2020

 

Catatan:

* Pelunasan bisa dilakukan via transfer / cash kepada kurir

Nama Perusahaan:

PT. GROSIR JAYA ABADI

Alamat:

Jl. Sudirman No 13

Penerima:

Irwan Setiadi (Toko Roti Matahari; Jl. Raya Gatsu No 5)

RINCIAN PESANAN
No Item Jumlah Harga Per Item (kg) Total
1. Beras 15 50.000 750.000
2. Gandum 20 71.500 1.430.000
TOTAL= 2.180.000

Demikianlah pembahasan kali ini terkait invoice. Semoga artikel kali ini bermanfaat, ya!
[online-about]

Jasa Pembuatan Aplikasi, Website dan Internet Marketing | PT APPKEY
PT APPKEY adalah perusahaan IT yang khusus membuat aplikasi Android, iOS dan mengembangkan sistem website. Kami juga memiliki pengetahuan dan wawasan dalam menjalankan pemasaran online sehingga diharapkan dapat membantu menyelesaikan permasalahan Anda.

Jasa Pembuatan Aplikasi

Jasa Pembuatan Website

Jasa Pembuatan Paket Aplikasi

Jasa Pembuatan Internet Marketing

Subscribe Sekarang

Dapatkan beragam informasi menarik tentang IT, Bisnis, Ekonomi, Berita Domestik dan Global langsung melalui email Anda. Subscribe sekarang dan raih kesuksesan bersama kami!

Blog Post Ranking 10

7 Jenis Font Paling Sering Digunakan Oleh Para Profesional Dalam Desain Grafis

Anda seorang desainer grafis? Atau, Anda baru hendak terjun kedalam dunia desain grafis? Pekerjaan membuat desain, meski terlihat mudah,...

10 Contoh Iklan Penawaran Jasa dan Produk Paling Menarik!

Jika Anda pernah mengeluarkan produk atau layanan baru, Anda tahu betapa sulitnya mengeluarkan kata. Anda mungkin melakukan iklan penawaran...

Startup Repair Adalah ? Penyebab dan Cara Mengatasinya

Saat ini laptop menjadi alat yang memiliki peran begitu penting. Hampir semua orang menggunakan laptop untuk menyelesaikan pekerjaannya atau...

7 Prinsip Desain Grafis yang Perlu Kamu Ketahui & Pelajari

Pernahkah Anda melihat sebuah film animasi atau sebuah gambar dengan desain grafis yang cantik, estetik dan menarik? Pernahkah Anda...

Jenis-Jenis Perusahaan Jasa di Indonesia

Perusahaan dapat dibedakan menjadi dua berdasarkan komoditi yang dipromosikan ke masyarakat, yaitu barang dan jasa. Perusahaan produk sudah jelas...

14 Aplikasi Desain Taman Untuk Pemula (Gratis)

Anda adalah salah seorang yang ingin memiliki rumah dengan desain taman yang menarik maka sangat cocok sekali beberapa informasi...

Facebook Ads dan Panduan Utamanya Untuk Bisnis Anda

Hampir semua orang pernah mengakses Facebook dan dari hasil pengumpulan survey, jumlah pengguna Facebook di Indonesia pada tahun 2018...

5 Aspek Pemasaran Dalam Kewirausahaan

Aspek pemasaran dalam kewirausahaan adalah aspek-aspek yang harus Anda perhatikan sebelum Anda memulai sebuah usaha. Nantinya aspek pemasaran tersebut...

Teknologi Jaringan Tanpa Kabel Disebut ? | Pengertian & Ulasannya

Belakangan ini kita sering mendengar perusahaan-perusahaan gadget yang menawarkan aneka produk nirkabel untuk lebih memudahkan aneka pekerjaan masyarakat. Biasanya, kita...

25 Tempat Jual Beli Online Terbaik dan Terpercaya di Indonesia

Dewasa ini, berkembangnya teknologi di Indonesia memunculkan beragam startup e-commerce berkonsep tempat jual beli online yang menjual produk lengkap...

Jasa Web

Bisnis online

Pengembangan

Murah

Profesional

Toko online

SEO

Pemasaran

Tips

Jasa Aplikasi

Pembuatan Aplikasi

Bisnis online

Pemasaran

Istilah IT

TIPS

TOOLS

JASA

HARGA

Jasa Marketing

Istilah SEO

Teknik SEO

Tips Marketing

Paling Sering dibaca
Mungkin Anda Menyukainya