Proforma Invoice : Kupas Tuntas Perbedaannya Dengan Invoice

Last Updated on July 28, 2023 by

Saat berbisnis, Anda pasti akan menggunakan invoice untuk kebutuhan pembayaran produk. Invoice menjadi sebuah perantara yang berisikan rincian dari tagihan yang harus dibayar. Pemberian invoice juga biasanya mencerminkan keprofesionalitasan transaksi di toko Anda.Di samping invoice, ternyata ada juga catatan transaksi lain yang bernama proforma invoice.

Apa itu proforma invoice? Apa perbedaan proforma invoice dengan invoice biasa? Mari cari tahu jawabannya, termasuk cara membuat invoice guna kelancaran transaksi perusahaan, dalam artikel berikut ini!

Proforma Invoice versus Invoice

Serupa tapi tak sama, itulah proforma invoice dan invoice. Meski sama-sama mengandung kata “invoice”, kedua istilah ini memiliki arti yang berbeda.

Proforma invoice adalah sebuah faktur transaksi yang disiapkan terlebih dahulu sebelum pengiriman produk dilakukan oleh pihak supplier barang. Pembeli akan menerima proforma invoice tersebut sebelum menerima barang yang dibeli, sehingga pembeli bisa mengetahui berapa besaran total biaya yang harus dibayarkan nanti ketika menerima barang.

Proforma invoice dikenal juga sebagai faktur sementara. Faktur sementara ini dapat diberikan kepada konsumen yang barang pesanannya dikirim secara bertahap. Begitu pengiriman barang selesai sepenuhnya, proforma invoice akan ditukarkan dengan faktur utuh.

Jika proforma invoice berperan sebagai slip transaksi sementara sebelum pengiriman barang, maka invoice adalah kebalikannya. Invoice akan diterima oleh konsumen setelah proses pengiriman barang yang dibeli telah selesai. Selain itu, invoice juga umumnya ditandatangani pembeli sebagai tanda bukti bahwa transaksi telah diselesaikan. Invoice juga bisa menjadi bukti transaksi secara kredit.

Sama halnya dengan proforma invoice, invoice memuat rincian tagihan pesanan secara mendetail. Pada umumnya invoice sendiri terdiri dari 3 lembar, di mana 1 lembar copy diberikan pada konsumen, 1 lembar copy digunakan untuk arsip penjualan perusahaan, dan 1 lembar copy sisanya digunakan untuk data laporan keuangan perusahaan.

 

Ciri-Ciri Proforma Invoice dan Invoice

Proforma invoice dan invoice memiliki ciri-ciri yang berbeda. Sebagai seorang pebisnis, Anda setidaknya harus memahami ciri-ciri dari masing-masing catatan transaksi ini agar tidak tertukar satu sama lain saat menggunakannya.

Secara ringkas, berikut adalah ciri-ciri proforma invoice:

• Digunakan untuk mencatat seluruh detail pesanan termasuk berat, nilai barang, dan ongkos kirim.
• Proforma invoice adalah catatan transaksi yang masih berupa draft. Draft ini harus dikonfirmasi nanti menjadi invoice atau faktur utuh.
• Bersifat sebagai fraktur sementara.
• Invoice proforma dikirim kepada konsumen yang melakukan pembelian sebelum pengiriman barang dilakukan.

Sementara ciri-ciri invoice adalah:

• Konsumen bisa mengajukan perbaikan jika rincian nilai produk tidak sesuai dengan kondisi barang yang dikirimkan sesungguhnya.
• Invoice bisa menjadi bukti yang sah jika barang yang telah dibeli akan dijual kembali, atau menjadi bukti transaksi ketika akan dicatat ke dalam laporan pembukuan pada perusahaan.
• Invoice dapat dipakai sebagai bukti sah faktur pajak.
• Merupakan catatan informasi terkait pesanan pelanggan beserta nilai tagihan yang harus dibayar pasca pengiriman.

Kelebihan dan Kekurangan Proforma Invoice dan Invoice

Sebagai seorang pebisnis, memahami kelebihan dan kekurangan dari proforma invoice dan invoice bisa menjadi referensi untuk Anda dalam memilih metode pencatatan transaksi yang paling tepat.

Kelebihan Proforma Invoice:

• Ketepatan Informasi: Proforma invoice dapat memberikan gambaran awal kepada pelanggan tentang biaya yang akan mereka keluarkan sehingga mereka bisa mempersiapkan dana.
• Fleksibilitas: Jika terjadi perubahan harga atau biaya tambahan, proforma invoice bisa dengan mudah diperbarui.
• Pencegahan Kesalahan: Sebelum transaksi final, kedua belah pihak bisa melakukan koreksi jika ada kesalahan.

Kekurangan Proforma Invoice:

• Tidak Sah Secara Hukum: Proforma invoice tidak bisa dianggap sebagai dokumen resmi dalam hukum karena bersifat sementara.
• Kurangnya Kepastian: Karena bersifat sementara, harga dan rincian dalam proforma invoice bisa berubah.

Kelebihan Invoice:

• Legalitas: Invoice dianggap sebagai dokumen resmi dan sah secara hukum.
• Kepastian: Setelah invoice diterbitkan, harga dan rincian tidak dapat diubah.
• Pembayaran: Dengan invoice, pelanggan diberi tahu bahwa saatnya untuk melakukan pembayaran.

Kekurangan Invoice:

• Risiko Kesalahan: Jika ada kesalahan dalam invoice dan sudah diterbitkan, proses perbaikannya bisa menjadi rumit.
• Ketergantungan: Jika pelanggan membutuhkan perubahan pada pesanan, mengubah invoice sudah diterbitkan bisa merepotkan.

Cara Membuat Invoice

Pada prakteknya, invoice memiliki bentuk dan kelengkapan yang berbeda sesuai kebutuhan perusahaan. Semisal di transaksi besar, invoice diajukan beserta kwitansi dan surat tagihan kepada konsumen. Sedangkan untuk transaksi kecil, invoice dapat dipakai sebagai tagihan langsung.

Namun pada dasarnya, setiap invoice disusun oleh komponen yang sama. Apa sajakah komponen invoice? Berikut jawabannya:

1. Judul

Komponen invoice pertama adalah judul yang terletak di bagian atas tengah. Judul ditulis secara kapital untuk memudahkan konsumen mengenali invoice Anda dari dokumen lain yang mereka terima. Dengan begini, konsumen dapat mengenali invoice Anda dan bisa mendahulukan proses pelunasan tagihan. Contoh judul invoice: INVOICE ORDERAN BAJU PT. FASHIONISTA BALI

2. Nomor Invoice

Selanjutnya, Anda bisa mencantumkan nomor invoice jika dibutuhkan. Opsi ini sesungguhnya bersifat opsional saja. Pemberian nomor bertujuan untuk memudahkan perusahaan saat mengarsipkan invoice ke laporan penjualan.

3. Tanggal

Saat membuat invoice, jangan sampai Anda lupa mencantumkan tanggal, ya! Tanggal merupakan komponen penting dalam invoice sebab menjadi penanda kapan tagihan dikeluarkan. Selain itu, Anda juga bisa mencantumkan tanggal maksimal pelunasan tagihan dan tanggal pembelian produk. Proses pengarsipan juga akan lebih mudah dilakukan jika invoice Anda memiliki tanggal yang jelas.

4. Identitas Konsumen

Unsur invoice berikutnya adalah rincian identitas konsumen. Cantumkan dengan jelas nama konsumen, alamat rinci, dan bila perlu no telepon konsumen dalam invoice Anda. Jika konsumen adalah perusahaan atau instansi, maka yang dicantumkan adalah identitas perusahaan tersebut. Rincian identitas akan membantu pelanggan mengecek kembali jika invoice memang ditujukan kepada mereka.

 

5. Identitas Penjual

Sama seperti identitas konsumen, tidak kalah penting juga untuk Anda mencantumkan identitas diri sebagai penjual. Tulis dengan jelas nama dan alamat pihak penerima pembayaran, sehingga pembeli bisa mengirimkan uang dengan benar dan mudah.

6. Rincian Pesanan

Inti dari invoice adalah rincian pesanan. Tuliskan pesanan pelanggan, baik barang ataupun jasa, secara rinci. Sebagai contoh, Anda bisa membuat rincian detail berupa nama produk atau jasa, harga per unit, jumlah pesanan, dan total pembayaran. Untuk mempermudah saat membaca isi invoice, Anda bisa memakai format tabel dengan kolom.

7. Tata Cara dan Ketentuan Pembayaran

Komponen terakhir dalam invoice adalah tata cara dan ketentuan pembayaran. Informasi ini penting agar tidak ada kesalahan komunikasi antar kedua pihak yang bertransaksi. Di bagian ini Anda bisa mencantumkan kapan batas akhir pelunasan tagihan dan metode pembayaran.

Sebagai contoh, semisal invoice Anda harus dibayar maksimal 20 hari setelah invoice dikeluarkan. Umumnya, perusahaan akan mencantumkan kode “Net 20” pada invoice. Sementara untuk metode pembayaran, jika dilakukan dengan sistem transfer maka Anda bisa mencantumkan alamat rekening yang dapat digunakan untuk pembayaran.

Setelah memahami komponen invoice, selanjutnya Anda harus mempelajari cara membuat invoice. Cara membuat invoice sesungguhnya tidak sulit. Anda bisa membuat invoice dengan 2 cara mudah yakni secara manual atau dengan bantuan aplikasi.

1. Membuat Invoice Manual

Banyak perusahaan masih menggunakan teknik manual sebagai cara membuat invoice. Cara manual dilakukan dengan memakai Microsoft Word atau Microsoft Power Point. Cara manual memungkinkan Anda untuk bebas berkreasi membuat template invoice sesuai dengan gaya khas perusahaan. Di sisi lain, teknik ini memiliki kekurangan yang cukup signifikan seperti susah dilacak dan bisa terjadi salah input data.

2. Membuat Invoice dengan Aplikasi

Kini sudah ada sejumlah aplikasi pembuatan invoice yang dinilai lebih praktis, mudah dan aman untuk pembuatan invoice. Pembuatan invoice dengan aplikasi dinilai lebih baik, khususnya jika perusahaan Anda harus membuat invoice yang banyak dan dalam waktu singkat.

Contoh aplikasi pembuatan invoice yang bisa Anda coba secara gratis adalah Selly. Aplikasi satu ini tersedia secara gratis di App Store dan Google Play. Selly bisa membantu Anda membuat invoice, melacak pelunasan, sekaligus merekap aktivitas penjualan.

Template Invoice Contoh untuk Perusahaan

Sebagai pelengkap pemahaman Anda, yuk simak invoice contoh berikut ini! Template invoice contoh ini bisa Anda pakai juga untuk kebutuhan invoice perusahaan.

Mengoptimalkan Penggunaan Proforma Invoice dan Invoice dalam Bisnis Anda

Menggunakan proforma invoice dan invoice dengan benar dapat memaksimalkan aliran kas dan hubungan dengan pelanggan. Berikut beberapa langkah untuk mengoptimalkan keduanya:

1. Komunikasi yang Jelas dengan Pelanggan:

Sebelum mengirim proforma invoice atau invoice, diskusikan terlebih dahulu dengan pelanggan mengenai semua detail transaksi. Ini akan mengurangi kemungkinan kesalahan dan ketidaksesuaian informasi pada faktur.

2. Penentuan Waktu yang Tepat:

Kirim proforma invoice tepat setelah kesepakatan dengan pelanggan, dan kirimkan invoice sesegera mungkin setelah pengiriman barang atau pemberian jasa. Hal ini memastikan bahwa pelanggan memiliki cukup waktu untuk mempersiapkan pembayaran.

3. Pembaruan Sistem:

Pertimbangkan untuk menggunakan sistem manajemen invoice yang otomatis. Ini mempermudah pelacakan invoice yang belum dibayar dan memberikan notifikasi otomatis kepada pelanggan.

4. Pelatihan Staf:

Pastikan staf Anda memahami perbedaan antara proforma invoice dan invoice serta kapan harus menggunakan masing-masing. Pelatihan yang memadai akan mengurangi kemungkinan kesalahan dalam proses penagihan.

5. Konsistensi:

Gunakan format dan template yang konsisten untuk semua dokumen. Ini tidak hanya meningkatkan keprofesionalan tetapi juga memudahkan pelanggan dan staf Anda dalam memahami dan mengelola invoice.

6. Kebijakan Kredit yang Jelas:

Jika Anda menawarkan pembayaran kredit kepada pelanggan, pastikan untuk memiliki kebijakan kredit yang jelas dan diterapkan dengan konsisten. Informasikan pelanggan mengenai denda atau bunga jika pembayaran terlambat.

Menghadapi Tantangan dalam Penggunaan Proforma Invoice dan Invoice

Walaupun penggunaan proforma invoice dan invoice memiliki banyak manfaat, ada beberapa tantangan yang mungkin Anda hadapi:

• Pembayaran yang Tertunda: Meskipun Anda telah mengirimkan invoice, ada kemungkinan beberapa pelanggan tertunda dalam melakukan pembayaran. Untuk itu, penting memiliki strategi penagihan yang efektif.
• Kesalahan dalam Penagihan: Terkadang bisa terjadi kesalahan dalam penagihan, baik dari sisi jumlah, produk, maupun detail lainnya. Penting untuk selalu melakukan double-check sebelum mengirimkan invoice.
• Pelanggan yang Meminta Perubahan: Mungkin ada pelanggan yang meminta perubahan pada pesanan setelah proforma invoice dikirim. Dalam hal ini, komunikasi yang baik dengan pelanggan sangat penting.

Demikianlah pembahasan kali ini terkait invoice. Semoga artikel kali ini bermanfaat, ya!

---

Jasa Pembuatan Aplikasi, Website dan Internet Marketing | PT APPKEY
PT APPKEY adalah perusahaan IT yang khusus membuat aplikasi Android, iOS dan mengembangkan sistem website. Kami juga memiliki pengetahuan dan wawasan dalam menjalankan pemasaran online sehingga diharapkan dapat membantu menyelesaikan permasalahan Anda.