Last Updated on January 22, 2024 by APPKEY-ARIANI
Dewasa ini, persaingan bisnis semakin ketat dan kebutuhan akan efisiensi operasional meningkat. Perusahaan membutuhkan sistem terintegrasi yang dapat menghubungkan berbagai departemen dan fungsi bisnis agar dapat beroperasi secara optimal. Inilah mengapa banyak perusahaan menerapkan Enterprise Resource Planning (ERP).
ERP menyatukan proses bisnis inti perusahaan ke dalam satu platform, membantu menstandarisasi operasi, mengurangi duplikasi data, dan memungkinkan visibilitas yang lebih besar ke seluruh organisasi. Dengan ERP, perusahaan dapat mengambil keputusan bisnis yang lebih baik karena memiliki data dan analitik yang akurat secara real-time.
Untuk memahami lebih dalam bagaimana ERP dapat meningkatkan efisiensi operasional dan daya saing perusahaan Anda, jangan lewatkan pembahasan selengkapnya dalam artikel ini. Yuk disimak!
Daftar Isi
Sekilas tentang Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sebuah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk mengintegrasikan seluruh proses dan fungsi bisnis dalam sebuah organisasi ke dalam satu platform tunggal. ERP menghubungkan berbagai departemen seperti keuangan, operasional, sumber daya manusia, rantai pasokan, dan lainnya ke dalam satu sistem terpusat yang memungkinkan visibilitas dan kolaborasi di seluruh perusahaan.
Dengan ERP, semua data bisnis penting seperti informasi pelanggan, pesanan penjualan, persediaan, jadwal produksi, dan laporan keuangan tersimpan dalam satu database terintegrasi. Ini berarti ketika terjadi perubahan data di satu departemen, departemen lain yang terkait akan secara otomatis melihat perubahan tersebut secara real-time. ERP menghilangkan duplikasi data dan memastikan semua tim bekerja berdasarkan satu sumber informasi yang akurat dan terkini.
Mengapa ERP?
Manfaat utama dari ERP adalah kemampuannya untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik di semua level organisasi. Misalnya, manajemen dapat dengan mudah menganalisis profitabilitas produk, tren penjualan, atau kinerja supplier tertentu karena semua data terintegrasi. ERP juga dapat mengotomatisasi proses manual seperti pembuatan faktur penjualan atau permintaan pembelian sehingga pekerjaan rutin dapat diselesaikan dengan lebih cepat.
Walaupun implementasinya memerlukan investasi yang signifikan, ERP telah terbukti meningkatkan efisiensi hingga 20% bagi banyak perusahaan. Dengan integrasi informasi secara real-time melalui ERP, perusahaan dapat merespons permintaan pelanggan dan perubahan pasar dengan lebih cepat serta mengambil keputusan penting dengan lebih akurat. ERP membantu perusahaan modern menjadi lebih lincah dan berdaya saing.
Sejarah dan Perkembangan Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP pertama kali diperkenalkan pada awal 1990an sebagai evolusi dari sistem perencanaan sumber daya manufaktur (MRP) yang populer di era 1980an. Jika MRP berfokus pada perencanaan dan penjadwalan produksi, ERP memperluas cakupannya ke proses bisnis perusahaan secara keseluruhan.
ERP mengintegrasikan berbagai fungsi seperti manajemen rantai pasokan, logistik, distribusi, penjualan, pemasaran, layanan pelanggan, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia ke dalam satu sistem terpusat. Tujuannya adalah untuk meningkatkan aliran informasi dan kolaborasi antar departemen dalam organisasi. Perusahaan perangkat lunak seperti SAP, Oracle, PeopleSoft dan Baan merupakan pelopor pengembangan sistem ERP komersial pertama.
Evolusi ERP
Seiring perkembangan teknologi informasi, ERP juga terus berevolusi. Teknologi cloud computing memungkinkan ERP dijalankan melalui internet sehingga mengurangi biaya infrastruktur dan implementasi. Antarmuka pengguna yang lebih intuitif juga membuat ERP lebih mudah digunakan oleh karyawan di berbagai tingkatan organisasi. Kemajuan mobile computing dan internet of things (IoT) juga memperluas cakupan ERP ke operasi lapangan dan rantai pasokan.
ERP modern kini banyak memanfaatkan kecerdasan buatan untuk menganalisis data secara real-time. Hal ini membantu manajemen mengidentifikasi peluang dan risiko dengan lebih cepat. Dengan berbagai kemajuan teknologi tersebut, ERP diperkirakan akan terus berkembang menjadi sistem inti yang mengatur baik operasi back-office maupun customer-facing bagi perusahaan di masa depan.
Enterprise Resource Planning (ERP): Komponen Utama
ERP pada dasarnya terdiri dari beberapa modul perangkat lunak yang terintegrasi, masing-masing melayani fungsi bisnis utama dalam perusahaan. Beberapa modul inti dalam sistem ERP antara lain:
1. Manajemen Keuangan dan Akuntansi
Modul ini menangani proses akuntansi seperti general ledger, akun pembayaran, manajemen perpajakan, dan reporting keuangan. Data keuangan dari semua aktivitas bisnis akan tercatat dan dilaporkan secara akurat dan tepat waktu.
2. Manajemen Sumber Daya Manusia
Modul SDM mengurus fungsi seperti rekrutmen, onboarding karyawan baru, penggajian, tunjangan, pelatihan dan pengembangan, penilaian kinerja, dan lainnya.
3. Manajemen Rantai Pasokan
Modul ini mengkoordinasikan proses pembelian bahan baku, pengelolaan persediaan, penjadwalan produksi, hingga distribusi produk jadi ke pelanggan.
4. Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)
CRM membantu otomasi pemasaran, layanan pelanggan, dan strategi penjualan untuk meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.
5. Manajemen Proyek
Membantu perencanaan, penganggaran, penjadwalan, dan monitoring proyek agar selesai tepat waktu dan anggaran.
Keunggulan ERP terletak pada kemampuannya mengintegrasikan data dari berbagai modul tersebut. Misalnya data biaya bahan baku dari supply chain langsung terhubung dengan modul akuntansi. Demikian pula informasi kinerja karyawan tersimpan dalam database SDM yang sama digunakan untuk penggajian.
Integrasi data yang mendalam ini meningkatkan efisiensi, mencegah duplikasi data, dan memungkinkan laporan manajemen serta analitik bisnis yang lebih baik. Dengan ERP, pimpinan perusahaan bisa mendapatkan insight bisnis dari berbagai sudut pandang untuk pengambilan keputusan yang lebih efektif.
Manfaat Penerapan ERP
Salah satu manfaat terbesar ERP adalah meningkatkan efisiensi dan produktivitas operasional perusahaan. Dengan mengintegrasikan seluruh proses inti bisnis ke dalam satu sistem, ERP menghilangkan silo antar departemen sehingga informasi dapat mengalir secara lancar.
Misalnya, ketika bagian penjualan memasukkan pesanan baru, informasi ini otomatis tersedia untuk departemen produksi, keuangan, dan logistik. Ini memungkinkan perusahaan merespons permintaan pelanggan dengan lebih cepat dan akurat. ERP juga mengotomatisasi banyak proses manual yang sebelumnya memakan waktu seperti pencatatan data ganda dan persiapan laporan.
Dari sisi pengambilan keputusan, ERP memberikan visibilitas data secara real-time kepada manajer di semua departemen. Hal ini memungkinkan analisis tren dan pola yang sebelumnya sulit dilakukan saat informasi masih tersebar. Misalnya, manajer supply chain dapat melihat perkiraan penjualan dari tim marketing untuk mengoptimalkan perencanaan produksi dan persediaan.
Akses terhadap data terintegrasi ini membuat pengambilan keputusan bisnis menjadi lebih cepat dan akurat. Manajemen dapat dengan mudah menganalisis profitabilitas produk, efektivitas strategi penjualan, atau masalah bottleneck di lini produksi. Proyeksi pendapatan juga menjadi lebih reliabel untuk perencanaan aktivitas masa depan.
Dari sisi biaya, pengintegrasian sistem melalui ERP mengurangi redundansi perangkat keras, perangkat lunak, dan infrastruktur TI. Otomatisasi proses manual juga mengurangi biaya overhead seperti lembur karyawan. Efisiensi operasional yang meningkat juga membantu menurunkan biaya produksi, logistik maupun layanan pelanggan.
Tantangan dalam Implementasi ERP
Walaupun manfaatnya besar, implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) seringkali menghadapi berbagai tantangan. Salah satu hambatan utama adalah biaya dan waktu yang dibutuhkan. Menurut penelitian, rata-rata proyek ERP membutuhkan waktu 14 bulan dan biaya sekitar $1,5 juta untuk perusahaan menengah.
Integrasi sistem ERP dengan aplikasi dan database lama yang sudah ada juga kerap menimbulkan kesulitan teknis. Seringkali diperlukan penyesuaian atau penulisan ulang pada sistem warisan untuk memastikan integrasi yang mulus dengan ERP baru. Perbedaan platform teknologi menjadi salah satu penyebabnya.
Selain itu, perubahan manajemen dan proses bisnis yang dituntut oleh ERP tidak jarang menimbulkan perlawanan dari karyawan. Banyak karyawan enggan meninggalkan cara kerja lama yang sudah nyaman bagi mereka. Diperlukan pelatihan dan komunikasi yang baik agar user dapat memahami dan mengadopsi sistem baru.
Beberapa tips untuk mengatasi tantangan ERP:
- Libatkan user dalam proses seleksi sistem ERP untuk meningkatkan penerimaan.
- Lakukan pelatihan dan demonstrasi sebelum go live untuk membantu karyawan beradaptasi.
- Tetapkan tim dukungan teknis dan super user di setiap departemen untuk membantu pengguna baru.
- Lakukan migrasi sistem secara bertahap, satu modul per satu modul untuk meminimalkan gangguan operasional.
- Gunakan integrator sistem berpengalaman untuk memperlancar proses integrasi dengan sistem lama.
- Secara rutin tinjau hasil dan umpan balik user untuk melakukan penyesuaian dan peningkatan terus-menerus.
Dengan perencanaan matang dan manajemen perubahan yang baik, tantangan dalam implementasi ERP dapat diatasi sehingga manfaat maksimal dapat diraih oleh perusahaan.
Enterprise Resource Planning: Studi Kasus
Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) kerap dianggap sebagai proyek yang berisiko tinggi. Namun banyak contoh di mana ERP berhasil memberikan manfaat besar bagi perusahaan jika dilakukan dengan strategi yang tepat. Salah satu kisah sukses berasal dari Unilever, produsen barang konsumen global asal Britania Raya.
Sebelum implementasi ERP SAP pada 2011, Unilever menggunakan sistem terfragmentasi di seluruh lini bisnisnya. Hal ini menyulitkan visibilitas dan kontrol terpusat. Dengan ERP baru yang terintegrasi, Unilever berhasil meningkatkan akurasi perencanaan produksi dari 60% menjadi lebih dari 90%. Efisiensi biaya juga meningkat sebesar 20% melalui otomatisasi proses dan peningkatan produktivitas.
Di sisi lain, studi kasus yang bagus untuk pelajaran berharga adalah implementasi ERP oleh Hershey Foods Corporation, produsen cokelat dan gula-gula asal Amerika Serikat. Ketika meluncurkan sistem ERP baru pada 1999, Hershey menghadapi masalah besar pada rantai pasokan yang mengakibatkan kekurangan persediaan di outlet ritel menjelang musim liburan.
Hershey akhirnya harus menginvestasikan $112 juta untuk memperbaiki masalah tersebut. Pelajaran yang didapat adalah pentingnya manajemen perubahan dan pelatihan pengguna secara menyeluruh. Juga perlunya pengujian dan simulasi yang komprehensif sebelum go-live untuk mengidentifikasi masalah potensial di awal.
Studi kasus ini menunjukkan bahwa dengan persiapan matang dan mitigasi risiko yang tepat, implementasi ERP dapat sukses membawa manfaat transformasional bagi performa bisnis.
Masa Depan ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) diperkirakan akan terus berkembang seiring tren teknologi terbaru seperti kecerdasan buatan (AI), pembelajaran mesin (machine learning), dan komputasi awan (cloud). Beberapa tren yang akan mempengaruhi masa depan ERP antara lain:
1. AI dan Machine Learning
Dengan kemampuan menganalisis data dan pola dalam skala besar, AI dan machine learning dapat meningkatkan keakuratan prediksi dan rekomendasi yang dihasilkan ERP. Misalnya, sistem dapat memprediksi permintaan konsumen, mengidentifikasi risiko rantai pasokan, dan bahkan mengusulkan tindakan mitigasi secara proaktif kepada pengguna.
2. ERP Berbasis Cloud
Penggunaan platform cloud membuat ERP lebih fleksibel, terukur, dan hemat biaya karena menggunakan sumber daya sesuai kebutuhan. Pemeliharaan dan peningkatan sistem juga lebih mudah. Perusahaan bisa fokus pada bisnis inti dan bukan infrastruktur TI.
3. Antarmuka Pengguna Cerdas
ERP akan semakin mudah dan intuitif digunakan berkat antarmuka pengguna cerdas dengan asisten virtual, analitik visual, dan bahasa alami. Interaksi dengan sistem menjadi lebih conversational.
Diperkirakan di masa depan peran ERP akan terus berkembang dari sekedar sistem back-office menjadi platform pusat yang mengumpulkan dan mengolah data guna memberikan insight bisnis dan memandu pengambilan keputusan. ERP yang didukung AI dan cloud dapat menjadi kekuatan pendorong transformasi digital perusahaan modern.
Kesimpulan
Enterprise Resource Planning (ERP) telah menjadi fondasi operasional yang penting bagi banyak perusahaan dalam beberapa dekade terakhir. Dengan mengintegrasikan proses inti perusahaan ke dalam satu sistem, ERP meningkatkan efisiensi, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat, serta mengurangi biaya.
Walaupun implementasinya memerlukan investasi besar, ERP terbukti dapat memberikan ROI yang signifikan dalam jangka panjang. Dengan dukungan teknologi mutakhir seperti AI, cloud, dan mobile, ERP akan terus berkembang menjadi platform manajemen data dan bisnis intelijen yang sangat canggih.
Jika perusahaan Anda belum menerapkan ERP, atau masih menggunakan sistem legacy yang usang, sudah saatnya untuk mempertimbangkan peningkatan ke platform ERP terbaru. Dengan mitigasi risiko yang tepat, ERP dapat membawa transformasi digital yang merevolusi cara perusahaan Anda beroperasi. Hubungi konsultan ERP profesional untuk mendapatkan strategi implementasi yang terbaik sesuai kebutuhan bisnis Anda. Semoga informasi ini berguna ya!
Ingin mendapatkan lebih banyak info, berita dan tips bisnis terbaru setiap hari? Yuk follow terus MARKEY agar tak ketinggalan update! Langsung klik https://markey.id/, subscribe, atau download MARKEY APP di Play Store dan App Store. Sampai jumpa lagi!
Thumbnail by Freepik
Jasa Pembuatan Aplikasi, Website dan Internet Marketing | PT APPKEY
PT APPKEY adalah perusahaan IT yang khusus membuat aplikasi Android, iOS dan mengembangkan sistem website. Kami juga memiliki pengetahuan dan wawasan dalam menjalankan pemasaran online sehingga diharapkan dapat membantu menyelesaikan permasalahan Anda.
